Ciencias Holguín - Revista Científica Trimestral
Delectus copyright
Ciencias Holguín - Revista Científica Trimestral [ISSN: 1027-2127]

URL: https://www.ciencias.holguin.cu

Vol. 27 Núm.2 (2021): abril-junio


Gestión de la Guía de Autocontrol General en organizaciones cubanas

Management of the General Self-Control Guide in Cuban organizations

Raúl Cruz-Piña 1 raul@cigetholguin.cu https://orcid.org/000-0001-7734-9778; Pedro Alexandi Aliaga-Palomino 2 https://orcid.org/0000-0003-3651-5703; Raymundo Ramírez-de Paz 2 https://orcid.org/0000-0003-0575-826x; Loraine Lenza-Rodríguez 1 https://orcid.org/0000-0001-9027-6905


Institución
de los autores

1 Universidad de Holguín, Cuba
2 Centro de Información y Gestión Tecnológica de Holguín, Cuba

 

Resumen
Se desarrolló un procedimiento para la gestión de la Guía de Autocontrol de la Contraloría General de la República en las organizaciones cubanas. El mismo consta de cuatro pasos: el primero se dedica a la planificación, para adecuar y establecer un cronograma de implementación de la Guía definitiva; en el segundo se organizan las actividades, procesos y recursos; en el tercero se implementa y en el cuarto se controla la ejecución para corregir las deficiencias detectadas en su aplicación. El método histórico–lógico permitió caracterizar la evolución teórico – referencial del control interno; la técnica de la entrevista permitió conocer el estado actual de la aplicación de la Guía en entidades cubanas. Se concluye que el procedimiento permite la aplicación efectiva de la Guía en las organizaciones cubanas y quedó demostrada su viabilidad al concretarla en un Caso de Estudio en el Centro de Información y Gestión Tecnológica de Holguín.
Palabras clave: Control Interno; Guía de Autocontrol; Gestión

Abstract

A procedure was developed for the management of the Self-Control Guide of the Comptroller General of the Republic in Cuban organizations. It consists of four steps: the first is dedicated to planning, to adapt and establish an implementation schedule for the Definitive Guide; in the second the activities, processes and resources are organized; in the third it is implemented and in the fourth the execution is controlled to correct the deficiencies detected in its application. The historical-logical method allowed characterizing the theoretical-referential evolution of internal control; the technique of the interview allowed to know the current state of the application of the Guide in Cuban organizations. It is concluded that the procedure allows the effective application of the Guide in Cuban organizations and its viability was demonstrated when it was specified in a Case Study at the Holguín Information and Technological Management Center.
Keywords: Internal Control; Self-Control Guide; Management

Introducción

A nivel mundial, las buenas prácticas de auditoria recomiendan aplicar en las empresas el modelo del Commitee of Sponsoring Organizations of Tradeway (COSO), el cual define el control interno como un proceso ejecutado por el consejo directivo, la administración u otro personal de una Organización, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos relativos a la eficiencia y eficacia de las operaciones, a la confiabilidad de la información (financiera y no financiera) y al cumplimiento de leyes y regulaciones (Commitee of Sponsoring Organizations of Tradeway Comission , 2004). 
En Cuba, la ley 107 de 2009 define el Sistema de Control Interno como las acciones establecidas por la legislación especial en esta materia, que se diseñan y ejecutan por la administración, para: proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilícito; asegurar confiabilidad y oportunidad en la información que se recibe o se brinda; garantizar la eficiencia y eficacia de las operaciones económicas, mercantiles u otras similares que se realicen, de acuerdo con su objeto social o encargo estatal; cumplir con el ordenamiento jurídico; cumplir con el ordenamiento técnico establecido por los organismos rectores, para el empleo de herramientas, equipos, instrumentos y otros medios de carácter similar, en la realización de los distintos procesos a su cargo. (Asamblea Nacional del Poder Popular, 2009)
En el artículo 6 de los “Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución para el período 2016-2021” se llama a fortalecer el sistema de control interno y avanzar en la aplicación de métodos participativos en la dirección y en el control, que impliquen a todos los trabajadores (Partido Comunista de Cuba, 2017)
La Contraloría General de la República -CGR- (2011), define el control interno como:
un proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas(p.3).
También, dicha entidad establece cinco componentes para la gestión del control interno: 1) Ambiente de Control, 2) Gestión y Prevención de Riesgos, 3) Actividades de Control, 4) Información y Comunicación y 5) Supervisión y Monitoreo. (Contraloría General de la República, 2011)
El Sistema de Control Interno, para garantizar la consecución de los objetivos de la organización, no debe prescindir de los elementos siguientes: 1) Comité de Prevención y Control, 2) Plan de Prevención de Riesgos y 3) Guía de Autocontrol. El primero es el órgano asesor que vigila, desde el diseño del sistema hasta su funcionamiento exitoso. El segundo garantiza la identificación de los puntos vulnerables dentro del sistema, y la aplicación oportuna de las medidas para atenuar su impacto en los objetivos y el tercero es la herramienta para recoger información que permita la retroalimentación oportuna para evaluar la eficacia del sistema diseñado y desencadenar el proceso de toma de decisiones.
La CGR emitió una Guía de Autocontrol General, en lo adelante Guía, que actualiza frecuentemente, la cual tiene un carácter general para que las entidades la adecuen a sus necesidades en correspondencia con su identidad. Sin embargo, en la práctica, la mayoría de las entidades la aplican formalmente tal como es emitida por este órgano de control, lo cual contradice el propósito de su concepción y diseño. En ocasiones, las perspectivas previsoras de la Guía no son vistas como tal, y en cambio, este proceso de aplicación es valorado como una carga extra de trabajo y visto como algo engorroso que no es parte del contenido de trabajo de trabajadores y especialistas. Esto, además de evidenciar manifestaciones de incomprensión, es un claro indicio de desconocimiento de la resolución 148 del (Ministerio de Finanzas y Precios, 2006) (MFP), que plantea sobre el control interno:
…la responsabilidad máxima recae en el director y los demás dirigentes de la entidad, ya que éstos tienen la obligatoriedad de garantizar el control y utilizar racionalmente los recursos entregados por el Estado, extendiéndose dicha responsabilidad, en particular, a todos los trabajadores que custodian y laboran con estos bienes.
En informes públicos de la CGR sobre las experiencias prácticas en la aplicación y adecuación de la Guía se conocieron las siguientes insuficiencias:
No se responden la totalidad de los aspectos.
No se da respuesta a todos los aspectos básicos desagregados por puntos.
No se da respuesta a todos los puntos en que están desagregados los aspectos básicos.
Se responden afirmativamente aspectos que no están relacionados con el tipo de actividades que realizan las entidades.
No existe correspondencia entre las respuestas de los aspectos básicos y la de sus puntos, situación vinculante que presupone que, siempre que exista una respuesta negativa en uno de los puntos en que está dividido un aspecto básico, igual respuesta deberá tener este.
No existe correspondencia entre las respuestas de los aspectos básicos y puntos dados por las UEB o Áreas y los respondidos en la Guía resumen de la entidad, situación vinculante que presupone que, siempre que exista una respuesta negativa en uno de los aspectos básicos o puntos en una de las UEB o Áreas, igual respuesta deberá tener en la Guía resumen de la entidad.
Se mantienen en la Guía aspectos básicos y puntos que no proceden en las entidades.
Estos problemas demuestran la contradicción entre la necesidad de aplicar la Guía de autocontrol adecuada a las características y necesidades de las entidades y las insuficiencias en su ejecución práctica en las entidades cubanas.
Según expertos en el tema, entrevistados, las entidades de la provincia Holguín no están exentas de estos problemas y le agregan los siguientes:
La adecuación de la Guía se realiza por el especialista que atiende el Control Interno, sin la participación de otros actores fundamentales.
La adecuación se limita a eliminar los aspectos que no proceden.
La aplicación de la Guía se realiza en tiempo limitado y por personas que no dominan su contenido.
El formato original en que se distribuye la Guía digital no contribuye con la evaluación precisa de cada uno de los aspectos de la misma.
Todo lo anterior ha motivado que esta investigación persiga el fin de desarrollar un procedimiento para la gestión de la Guía en organizaciones cubanas.

Materiales y Métodos

En el desarrollo del procedimiento se emplearon los métodos teóricos: histórico - lógico para caracterizar la evolución teórico - referencial del control interno; el método sistémico - estructural para el diseño del procedimiento y el criterio de expertos para la validación de la estructura y contenido. Por otra parte, se usaron los métodos empíricos de observación, medición y comparación para la definición y cuantificación de las variables independientes y dependientes del control interno de forma general y de los subsistemas en específico. Por último, para conocer el estado actual de la aplicación de la guía del control interno se empleó la técnica de la entrevista para recolectar la información necesaria.

Resultados

Se asume como procedimiento el descrito en las normas ISO 9001 (2016). El que se presenta en este trabajo es  para la gestión de la Guía de Autocontrol General de la Contraloría General de la República (2011) que se aplica  en organizaciones cubanas. Tiene como fundamentos metodológicos los descritos por el Ministerio de Finanzas y Precios en: Manual del Control Interno (MFP, 2005) y los Elementos de Control Interno en los Subsistemas Contables (MFP, 2018). El mismo tiene como objetivo adecuar dicha guía a las características específicas de la entidad donde se aplique. Tiene como alcance las entidades autofinanciadas y presupuestadas en Cuba. Los posibles usuarios son directivos, especialistas y trabajadores en el desempeño de sus cargos; también consultores y auditores internos y externos. Tiene un enfoque integrador con un alto nivel de interactividad entre los pasos, lo cual garantiza la conexión en el accionar de sus usuarios. Está formado por los pasos que se muestran a continuación.
Paso 1. Planificación
El objetivo de este paso es adecuar la Guía de la Contraloría General de la República (CGR) a las especificidades de las organizaciones cubanas y planificar su aplicación como herramienta de trabajo para la toma de decisiones.
La planificación comprende las acciones siguientes: 1) decidir qué metas perseguirá la organización, 2) decidir qué cursos de acción se emprenderán para alcanzar esas metas, y 3) decidir cómo distribuir los recursos de la organización para conseguir esas metas (Jones & George, 2012)(p.8).
Para desarrollar este paso se tendrá en cuenta la legislación vigente en materia de control interno, las orientaciones de los órganos superiores de dirección y las guías de control interno que actualiza la CGR frecuentemente. Se definirán y capacitarán los responsables en todos los niveles de la organización según los cargos que desempeñen.
La Guía constituye, en la práctica, una lista de verificación para la comprobación documental y física de las operaciones individuales y las que corresponden en el plano general a la organización, permitiendo retroalimentar la supervisión de las tareas asignadas.
Es necesario cambiar la forma de aplicar la Guía a partir de convertirla en un proceso continuo y útil para la toma de decisiones. Lo primero que se hará es observar los aspectos a verificar que aparecen en la elaborada por la Contraloría General de la República y discriminar los aspectos que proceden para la entidad, modificar los que no se adapten total o parcialmente a las condiciones específicas y agregar los que no aparezcan en ella. Como conclusión de todo este proceso de análisis se presentará una guía modificada.
Para concluir este paso se hará una planificación mensual para un año calendario por componentes, normas y aspectos a verificar. Una muestra de la misma se presentará en la tabla 1 del paso siguiente.
Paso 2. Organización
El objetivo de este paso es organizar el plan de aplicación de la Guía definitiva elaborada en el paso anterior.
 En el proceso de organización se establecen una estructura de relaciones laborales, de modo que los miembros de la organización interactúen y cooperen para alcanzar los objetivos propuestos. También, consiste en agrupar a las personas en departamentos, de acuerdo con las actividades laborales que desempeñan y se establecen las responsabilidad entre individuos y grupos (Jones & George, 2012)(p.11).
El plan anual de aplicación de la Guía quedará conformado y organizado como se muestra en la tabla siguiente.

Tabla 1. Modelo para captar la información del plan de aplicación de la guía del control interno


No.

Componentes

Norma

Responsables

Mes1

Mes 2

……

Mes 12

A

B

C

D

E

F

G

H

1.

Componente 1

 

 

 

 

 

 

1.1.

 

Norma 1

 

X

 

 

 

1.2.

 

Norma 2

 

 

X

 

 

1.N.

 

Norma n

 

 

 

 

X

 Instrucciones para llenar el modelo.
Objetivo del modelo: Planificar los componentes, normas y aspectos a verificar del control interno para un período determinado.
Columnas:
Se usa para la enumeración de los componentes y normas de la Guía de Autocontrol General modificada.
Se describirán los componentes del control interno tales como: ambiente de control, gestión y prevención de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión y monitoreo.
Se describirán las normas de cada componente del control interno.
Se pondrá el nombre de los responsables de ejecutar las acciones que dicta la Guía.
Se denotará el mes en que se aplicará la Guía. Esto se hará para todo el año.
Paso 3. Implementación
El objetivo de este paso es implementar la Guía definitiva aprobada anteriormente.
En este paso se realiza lo planeado e incluye procesos como: toma de decisiones, comunicación, motivación y liderazgo. También, es necesario contar con un sistema de información útil (Münch Galindo, 2014).
La implementación consiste en la aplicación de los recursos e incluye la comunicación de la decisión a las personas involucradas y lograr que se comprometan a ponerla en práctica.
Paso 4. Control
El objetivo de este paso es comprobar si la Guía se implementó de acuerdo a lo previsto.
El control evalúa en qué medida la organización consigue sus metas para emprender acciones para sostener o mejorar el desempeño; tales como: evaluación de resultados, valoración del trabajo, medición, registro, diagnóstico, prevención, corrección, ajustes, entre otras (Jones & George, 2012)(p.12).
Con el uso de los métodos empíricos de observación, medición y comparación se evaluará si la Guía se aplicó como se había previsto.
El procedimiento para la gestión de la Guía se ha aplicado en varias organizaciones de la provincia Holguín. Para mostrar la manera en que se debe realizar el proceso se presenta un Caso de Estudio en el Centro de Información y Gestión Tecnológica (CIGET) de Holguín en el año 2020.
El CIGET de Holguín tiene como misión ofrecer productos y servicios de información científico-tecnológica, desarrollo profesional y consultorías integrales orientados a satisfacer las necesidades de nuestros clientes y en apoyo a la toma de decisión y la innovación, con profesionales competentes y comprometidos.
Como visión define: “somos en Cuba la organización de Ciencia Tecnología e Innovación, líder en productos y servicios de información integrales, que facilitan el desempeño productivo y competitivo de los clientes”.
Su objeto social es aportar soluciones de alto valor agregado a los problemas de gestión y necesidades de información de organizaciones socio económicas, a través de la comercialización de servicios científico técnico en las temáticas de gestión de la información, el conocimiento, inteligencia empresarial, innovación, propiedad intelectual, y consultorías organizacionales.
En el estudio de caso se realizó una aplicación parcial del procedimiento ya que sólo abarca al componente ambiente de control del CIGET Holguín. A continuación, se muestran los pasos.
Paso 1. Planificación
Componente: ambiente de control
Norma: estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad

 Tabla 2. Adecuación de la Guía de la CGR


Nr.

Aspectos a verificar originales

Nr.

Aspectos a verificar definitivos

Observaciones

50

Elaborado y actualizado el plan de seguridad y protección física conforme a lo establecido legalmente.

50

Elaborado y actualizado el plan de seguridad y protección física conforme a lo establecido legalmente.

Se queda igual a la guía de la CGR

38 a

Elaborado y aprobado por la máxima dirección:
El manual de procedimientos, donde se relacionan los procedimientos a seguir en cada uno de los procesos fundamentales, entre ellos:
Los procedimientos de las normativas fundamentales relativas a la Contabilidad (Plan de Cuentas a aplicar, contenidos de cuentas y análisis específicos, procedimientos o tratamientos contables específicos, etc.).
El procedimiento que garantiza la tramitación ágil y oportuna de las demandas judiciales para el reconocimiento de deudas entre las partes del contrato.

38

 

 

 

A1

 

 

 

A2

 

 

A3

Elaborado y aprobado por la máxima dirección 38:
El manual de procedimientos, donde se relacionan los procedimientos a seguir en cada uno de los procesos fundamentales, entre ellos:
Los procedimientos de las normativas fundamentales relativas a la Contabilidad (Plan de Cuentas a aplicar, contenidos de cuentas y análisis específicos, procedimientos o tratamientos contables específicos, etc.).
El procedimiento que garantiza la tramitación ágil y oportuna de las demandas judiciales para el reconocimiento de deudas entre las partes del contrato.
El procedimiento del proceso de entrega y recepción del cargo, donde se definen las evidencias a contar y se establece evaluar con rigor el plan de medidas elaborado para solucionar las deficiencias y limitaciones presentes en la organización.

Se desagrega el aspecto de la CGR

53

Cuentan con las disposiciones que aprueban la constitución de los órganos de dirección, colegiados y consultivos y se conservan las actas de sus respectivas reuniones.

53

 

 

53.1
53.2
53.3
53.4
53.5
53.6

53.7

53.8

Cuentan con las disposiciones que aprueban la constitución de los órganos de dirección, colegiados y consultivos y se conservan las actas de sus respectivas reuniones.
Consejo de dirección
Comité de prevención y control
Comité de contratación
Consejo técnico asesor
Comité de expertos
Comisión técnica de ajuste de AFT
Comité de seguridad y salud del trabajo
Comisión de evaluación documental

Se añaden  objetos de análisis al aspecto de la CGR

Fuente: CGR y CIGET Holguín

Paso 2. Organización
El plan de aplicación de la Guía definitiva elaborada quedó organizado de la manera siguiente.

Tabla
3. Cronograma de ejecución de la Guía de CIGET Holguín


No

Aspectos a verificar

Responsable

Fecha de chequeo

50

Elaborado y actualizado el plan de seguridad y protección física conforme a lo establecido legalmente.

Especialista de seguridad y protección

Enero

38

Elaborado y aprobado por la máxima dirección:

 

 

38a

El manual de procedimientos, donde se relacionan los procedimientos a seguir en cada uno de los procesos fundamentales, entre ellos:

 

 

38a1

Los procedimientos de las normativas fundamentales relativas a la Contabilidad (Plan de Cuentas a aplicar, contenidos de cuentas y análisis específicos, procedimientos o tratamientos contables específicos, etc.).

Director Contable-Financiero

 Marzo

38a2

El procedimiento que garantiza la tramitación ágil y oportuna de las demandas judiciales para el reconocimiento de deudas entre las partes del contrato.

 Especialista jurídico

 Abril

38 a3

El procedimiento del proceso de entrega y recepción del cargo, donde se definen las evidencias a contar y se establece evaluar con rigor el plan de medidas elaborado para solucionar las deficiencias y limitaciones presentes en la organización.

Director general

Mayo

53

 

53.1
53.2
53.3
53.4
53.5
53.6
53.7
53.8

Cuentan con las disposiciones que aprueban la constitución de los órganos de dirección, colegiados y consultivos y se conservan las actas de sus respectivas reuniones.
Consejo de dirección
Comité de prevención y control
Comité de contratación
Consejo técnico asesor
Comité de expertos
Comisión técnica de ajuste de AFT
Comité de seguridad y salud del trabajo
Comisión de evaluación documental

 

 

Especialista en organización
Especialista en control interno
Especialista de Rec. humanos
Director contable – financiero
Especialista de Rec. humanos
Directora
Especialista de Rec. humanos
Responsable de la comisión

Junio

La efectividad de la adecuación de la guía consiste en: 1) adecuar los aspectos a verificar a las condiciones reales de la entidad y 2) lograr la integración de los aspectos a verificar con los responsables desde las funciones del puesto de trabajo y el desempeño del cargo.
Paso 3. Implementación
Se comunicó a las personas involucradas en la aplicación de la Guía para que ejecutaran las acciones de chequeo en las fechas previstas; además, comprendieron la necesidad de hacerlo bien y de forma ética. 
Paso 4. Control
Mediante entrevista con los responsables y la observación participante se comprobó que todos los aspectos planificados fueron objeto de chequeo por los responsables en las fechas previstas y en correspondencia con las funciones del puesto de trabajo y las exigencias del cargo. Esto es importante porque el conocimiento de los problemas es el primer paso para su solución.

Conclusiones

El procedimiento desarrollado tiene la coherencia metodológica necesaria para contribuir a la aplicación de forma efectiva de la Guía de Autocontrol General en las organizaciones cubanas; así como, quedó demostrada su viabilidad y pertinencia al concretarla en un Caso de Estudio en el CIGET Holguín.

Referencias Bibliográficas

Asamblea Nacional del Poder Popular. (2009). Ley 107 De la Contraloría General de la República.
Commitee of Sponsoring Organizations of Tradeway Comission . (1 de october de 2004). Coso II. Recuperado el 30 de 1 de 2021, de https//www.coso.org
Contraloría General de la República. (2011). Resolución 60 Normas del Sistema de Control Interno.
ISO 9001. (22 de Enero de 2016). ¿Qué diferencia hay entre proceso y procedimiento? Obtenido de http://www.nueva-iso-9001-2015.com/2016/01/iso-9001-2015-diferencia-proceso-procedimiento/
Jones, G. R., & George, J. M. (2012). Administración contemporánea. Septima edición. México: McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.
MFP. (24 de 3 de 2005). Resolución 54. Obtenido de Manual de Control Interno: http://www.gacetaoficial.gob.cu
MFP. (28 de 8 de 2018). Resolución 268. Obtenido de Elementos de control interno en los subsistemas contables: http://www.gacetaoficial.gob.cu
Ministerio de Finanzas y Precios. (2006). Resolución 148 Manual de Normas de Control Interno  
Münch Galindo, L. (2014). Fundamentos de Administración. Casos y prácticas. Segunda edición. México: Trillas.
Partido Comunista de Cuba. (2017). Lineamientos de la política económica y social del Partido y la Revolución.


Síntesis curricular de los Autores

M. Sc. Raúl Cruz-Piña
1 raul@cigetholguin.cu https://orcid.org/000-0001-7734-9778 Licenciado en Contabilidad y Finanzas y Máster en Educación Superior por la Universidad de Holguín. Investiga temas relacionados con el control interno, los sistemas de costo y métodos de costeo. Es consultor de temas económicos y de control interno. Profesor Auxiliar del Departamento de Contabilidad y Finanzas de dicha Universidad.
M Sc. Pedro Alexandi Aliaga-Palomino 2 aliaga@uho.edu.cu  https://orcid.org/0000-0003-3651-5703 Licenciado en Contabilidad y Finanzas y Máster en Contabilidad Gerencial por la Universidad de Holguín. Investiga temas relacionados con el análisis económico – financiero, las finanzas estratégicas y los sistemas de costo y métodos de costeo. Profesor Auxiliar del Departamento de Contabilidad y Finanzas de dicha universidad.
M. Sc. Raymundo Ramírez-de Paz 2 raymundo.ramirez@hlg.onat.gob.cu   https://orcid.org/0000-0003-0575-826x Licenciado en Economía y Máster en Contabilidad Gerencial por la Universidad de Holguín. Investiga temas relacionados con procesos tributarios y se desempeña como auditor fiscal en la ONAT y Profesor instructor del Departamento de Contabilidad y Finanzas de dicha Universidad. https://orcid.org/0000-0003-0575-826x
Lic. Loraine Lenza-Rodríguez 1 loraine@cigetholguin.cuhttps://orcid.org/0000-0001-9027-6905 Licenciada en Derecho. Especialista para la Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente de la actividad Sistema de Control Interno en el Centro de Información y Gestión Tecnológica Ciget Holguín. Profesora Instructora. Cursa Maestría en Educación Virtual, investiga sobre tecnología educativa, estrategias para la formación virtual a directivos en empresas.
 
Institución de los autores
1 Centro de Información y Gestión Tecnológica de Holguín, Cuba
2 Universidad de Holguín, Cuba

 

RECIBIDO: 12/02/2021
ACEPTADO: 01/03/2021
PUBLICADO: 30/04/2021

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