Revista Electrónica " Ciencias Holguín"
     

Trimestre julio-septiembre

Año XVIII, No. III,  Mes julio 2012
ISSN 1027-2127
TITULO:

Sistema para la Gestión de Contratos Económicos en la Zona Oriente Norte de la Empresa Cubana de Aeropuertos y Servicios Aeronáuticos (ECASA S.A)

TITLE: System for Contract Management Economic Zone in the North East of the Cuban Company of Airports and Aviation Services (ECASA S.A)
AUTORES:

Yanet Díaz-Ricardo. ydiazr@facinf.uho.edu.cu *

Leydis Lamoth-Borrero. llamothb@facinf.uho.edu.cu *

Ricardo Hernández-Osorio. ricardo@hog.ecasa.avianet.cu **

Institución de los Autores * Universidad de Holguín “Oscar Lucero Moya”. Holguín. Cuba
** Aeropuerto “Frank País García”. Holguín. Cuba
PAIS:

Cuba

RESUMEN
La zona Aeroportuaria Oriente Norte, de la Empresa Cubana de Aeropuertos y Servicios Aeronáuticos, tiene como misión garantizar los servicios aeroportuarios. Para cumplir con la misión, se apoya en varios procesos, como la concertación de contratos económicos, que establece relaciones contractuales con entidades externas al aeropuerto para satisfacer las necesidades presentes en sus áreas. Teniendo en cuenta el número elevado de áreas y las necesidades que surgen, es lógico suponer que existe un amplio flujo de información que debe ser procesada con la mayor rapidez y eficacia posible. Para mitigar la posibilidad de pérdidas de información o errores en los datos, se desarrolló una herramienta informática que apoya el proceso de gestión de contratos económicos en la entidad.
PALABRAS CLAVES:
GESTIÓN DE INFORMACIÓN; CONTRATO ECONÓMICO; HERRAMIENTA INFORMÁTICA.


ABSTRACT
North East Airport area, the Cuban Company of Airports and Aviation Services, is responsible for ensuring airport services. In order to fulfil the mission, it is supported by several processes, such as the conclusion of economic contracts, establishing contractual relationships with entities outside the airport to meet current needs in their areas. Given the large number of areas and needs that arise, it is conceivable that there is ample flow of information that must be processed as quickly and efficiently as possible. To mitigate the possibility of data loss or errors in the data, we developed a software tool that supports the process of economic contract management in the state.
KEY WORDS:
INFORMATION MANAGEMENT; ECONOMIC AGREEMENT; SOFTWARE TOOL.


INTRODUCCIÓN

El desarrollo económico y social que enfrentó la humanidad a finales del siglo XIX e inicios del XX propició la necesidad de crear y perfeccionar medios de transporte que agilizaran tanto el movimiento de personas como de bienes. Un medio de transporte que se desarrolla totalmente en el siglo XX es la aviación con el primer intento de vuelo realizado por los hermanos Orville y Wilbur Wright. Todos los medios de transporte necesitan una infraestructura que apoye sus objetivos fundamentales. En el caso de la aviación a este complejo se le denomina aeropuerto, que es un área definida de tierra o agua destinada total o parcialmente a la llegada, salida y movimiento en superficie de aeronaves de distintos tipos con llegadas y salidas nacionales e internacionales(1).

En Cuba hay un total de 25 de estas instalaciones, incluyendo 10 con terminales internacionales como respuesta al desarrollo turístico y comercial que requiere el país. El aeropuerto de Holguín quedó oficialmente inaugurado el 10 de noviembre de 1966. Este aeropuerto forma parte de la zona Aeroportuaria Oriente Norte, que es una Unidad Empresarial de Base (UEB) parte integrante de la Empresa Cubana de Aeropuertos y Servicios Aeronáuticos (ECASA S.A). La misión de esta empresa es garantizar los servicios aeroportuarios, aeronáuticos, comerciales y de aprovisionamiento de combustibles de acuerdo a los estándares de seguridad, regularidad y eficiencia establecidos para la aviación civil internacional a tripulaciones, aerolíneas, pasajeros, concesionarios y demás clientes, con el objetivo de satisfacer sus expectativas y lograr mejoras continuas en los parámetros de rentabilidad(2).

Para cumplir con calidad esta misión la ECASA S.A. tiene definidos tres tipos de procesos(3):
1. Procesos operacionales.
2. Procesos de apoyo.
3. Procesos para el control del Sistema de Gestión de Calidad.

La Concertación de Contratos Económicos es uno de los procesos de apoyo de la ECASA S.A. Persigue el objetivo de establecer vínculos legales con empresas externas al aeropuerto para satisfacer las necesidades de cada una de sus áreas, así como ofrecer diferentes servicios. Se rige por el Procedimiento Específico - PE-2011-01 Revisión 1.0 en el cual se define como contrato económico a un: “Documento legal de carácter mercantil suscrito entre dos o más empresas, que expresa un acuerdo de voluntades.”(4)

Este proceso, en el que se ven involucradas varias personas, se realiza con una frecuencia alta. Cada vez que un área del aeropuerto requiere un producto o servicio, del que no se puede auto proveer, para cumplir con su objetivo se solicita al departamento jurídico si existe contrato con alguna empresa que le pueda satisfacer esta necesidad. En el caso de que la respuesta sea acertada y estén vigentes todos los términos del contrato se le solicita a la empresa contratada la prestación del servicio. En caso contrario se hace la petición, a la empresa que corresponda, de elaborar un documento donde debe especificar los términos bajo los que está de acuerdo en brindar su oferta. Este documento es analizado por los especialistas económicos, jurídicos y de las áreas involucradas de la ECASA S.A. para velar por la integridad legal y financiera, así como por el cumplimiento de las exigencias técnicas. A su vez la ECASA S.A. brinda diferentes servicios a entidades del territorio, para lo que se sigue un flujo de eventos similar al descrito anteriormente.

Los especialistas económicos, jurídicos y de las áreas necesitan conocer determinada información acerca de la evolución o estado de los contratos para apoyar las decisiones de realización de nuevos contratos o actualización de los existentes: documentos que avalan la realización de un contrato, documentos que modifican cláusulas en un contrato, contratos por confirmarse, en ejecución o próximos a expirar.

La documentación generada por este proceso es elevada si se tiene en cuenta que la zona Oriente Norte de la ECASA S.A. está compuesta por cuatro aeropuertos, incluyendo el de Holguín, en el que se controla toda esta información por radicar allí la dirección territorial. Asimismo cada aeropuerto tiene varias áreas con objetivos determinados, lo que supone un alto número de contratos con empresas del territorio para satisfacer sus necesidades.

Actualmente todo este proceso se realiza de forma manual, a través de llamadas telefónicas, correo electrónico o consultando personalmente a los sujetos implicados, lo que provoca deficiencias, las cuales se mencionan a continuación:
1. Dificultades para gestionar la información referente a los contratos económicos. Las áreas dependen de la información impresa que les brinda la jurídica para conocer la situación de los contratos, incurriendo en gastos de materiales, errores y demoras.
2. Los especialistas jurídicos no obtienen rápidamente información actualizada que le sirva de complemento para la toma de decisiones.
3. Tiempo de espera elevado, que en ocasiones puede repercutir en el buen funcionamiento de un área.
4. La información histórica, de períodos pasados, se almacena en papel que ocupa espacio y se deteriora con facilidad. La pérdida de datos valiosos ocurre con frecuencia.
5. Las áreas no cuentan con una herramienta ágil y fiable que les permita gestionar los contratos y les brinde información detallada para su control.

Según lo analizado anteriormente se resume como situación problémica la incapacidad de gestionar ágilmente la información relacionada con los contratos económicos en la zona Oriente Norte de la ECASA S.A, por el tratamiento de grandes volúmenes de datos, lo que provoca pérdidas y errores por el empleo de métodos tradicionales con el correspondiente consumo en materiales de oficina y excesivo esfuerzo por parte de las personas involucradas en este proceso.

De donde surge el problema: ¿Cómo mejorar la gestión de contratos económicos en la zona Oriente Norte de la ECASA S.A. para elevar la calidad del proceso de toma de decisiones?
Para solucionar el problema se propone como objetivo desarrollar un Sistema Informático para favorecer la gestión de contratos económicos en la zona Oriente Norte de la ECASA S.A.

MATERIALES Y MÉTODOS
Se utilizaron diferentes métodos de investigación empíricos, teóricos y estadísticos.
Métodos empíricos
Entrevista: Se empleó como vía fundamental para la identificación de los requerimientos del sistema. Para esto se entrevistaron trabajadores de los departamentos jurídico, económico y las diferentes áreas donde se lleva a cabo el proceso de gestión de contratos.
Consulta de documentos: Se utilizó para determinar la información que será persistente en el sistema.
Observación: Permitió el entendimiento de los procesos que se desean informatizar.
Encuesta: Se utilizó fundamentalmente para evaluar el estado actual del proceso y la satisfacción de los usuarios con respecto a los resultados que se obtienen con su informatización.
Métodos teóricos
Análisis y síntesis: se utilizó en el estudio y diagnóstico de la gestión de la información de los contratos económicos. Permitiendo descomponer el sistema como un todo en sus diferentes partes para su mejor análisis y comprensión, y luego sintetizar uniendo estas partes previamente analizadas
Hipotético deductivo: se empleó para la realización de la hipótesis que guió la investigación y su posterior verificación.
Histórico lógico: permitió evolucionar el problema para identificar las principales necesidades.
Modelación sistémica: se utilizó para la construcción de representaciones simplificadas del sistema que facilitaron su comprensión.
Métodos estadísticos
Criterio de expertos: se utilizó para evaluar el grado de satisfacción de los usuarios con la propuesta de solución.

RESULTADOS DEL TRABAJO
Los contratos como formas de vinculación jurídica se han multiplicado y perfeccionado en la medida del progreso y complejidad del desarrollo económico-social. Son la más fiel expresión de las relaciones de intercambio y de todas las vinculaciones o relaciones jurídicas convencionales de significado y connotación económica.

La regulación jurídica que norma todo lo relativo a la contratación económica la integran el Decreto-Ley 15/78 Normas Básicas para los Contratos Económicos y las normativas que regulan las condiciones generales y especiales de la contratación. En el Decreto se define como contrato:” …acto jurídico mediante el cual dos o más personas naturales o jurídicas, sujetos de relaciones económicas de contenido patrimonial, consienten en obligarse recíprocamente para la ejecución de una determinada actividad productiva o comercial o a la prestación de determinados servicios.”(5)

El contrato como negocio jurídico no surge inesperadamente, todo lo contrario pasa por un período o fase de gestación hasta su perfección y posterior consumación o ejecución. Por tal motivo es necesario llamar generación del contrato al conjunto de hechos y/o actos que se producen desde que surge el propósito de contratar hasta que el contrato se consuma o realice.
Ese proceso posee cuatro fases principales, las cuales se distinguen como:
1. La gestación interna.
2. La exteriorización de las voluntades
3. La perfección o acuerdo de las voluntades.
4. La consumación del contrato.(6)

El proceso de gestión de contratos económicos en la zona Aeroportuaria Oriente Norte de la ECASA S.A. se desarrolla con las características y etapas que se expusieron anteriormente.
En la presente investigación se informatizaron las acciones que contribuyen a realizar una gestión más eficiente del proceso de contratación. A continuación se presenta un diagrama de paquetes en el que están organizadas las funcionalidades del sistema:

Fig. 1 Diagrama de Paquetes

El paquete Contratos permite obtener información detallada de los contratos.
El paquete Nomencladores contiene opciones que permiten actualizar los atributos de los contratos.
El paquete de Seguridad se utiliza para garantizar la confidencialidad e integridad de la información almacenada, permitiendo que los usuarios accedan y actualicen la información en dependencia de los privilegios que posean. Los demás paquetes están relacionados con este.

El paquete Administración permite la gestión de los usuarios, donde se les determinan los privilegios de acceso a la aplicación.
El paquete General agrupa funcionalidades como cambiar contraseña, perfil de usuario y mostrar ayuda.
A continuación se presenta un diagrama que constituye una representación gráfica de las funcionalidades, agrupadas en casos de uso (fragmentos de funcionalidad), que brinda el paquete Contratos y su interacción con los usuarios potenciales:

Fig. 2 Diagrama de CUS para el paquete Contratos

En este diagrama es preciso destacar el uso del caso de uso Obtener contratos a vencer en un mes que surge a partir de la idea de obtener de forma automática un listado de los contratos que se encuentran en fechas límites de vencimiento.
Los usuarios que interactuarán con el sistema son los que siguen:
• Especialista. Área: Representa a los trabajadores de las áreas del Aeropuerto que poseen permisos de solo lecturas para visualizar la mayoría de la información, pero con permisos totales para la gestión de los dictámenes.
• Especialista Jurídico: Representa a los trabajadores del área jurídica encargados de todo el control de los contratos, suplementos y nomencladores legales.
• Especialista Económico: Representa a los trabajadores del área económica encargados de todo el control de los nomencladores económicos.
• Administrador: Representa al responsable de las acciones administrativas del sistema.
• Usuario: Representa una generalización de los actores del sistema con acceso a las funciones de autenticarse, terminar sesión, actualizar perfil de usuario, mostrar ayuda.
• Reloj: Define un actor ficticio, encargado de iniciar la ejecución en una fecha dada del caso de uso Obtener contratos a vencer en un mes.
Para el almacenamiento de la información que genera el proceso de contratación se creo la siguiente distribución representada en el modelo de datos:

Fig. 3 Modelo Lógico de Datos

A continuación se muestran imágenes del sistema:
El sistema para la Gestión de Contratos Económicos en la zona Oriente Norte de la ECASA S.A. permite mantener un control de la información relacionada con los contratos económicos que establecen los aeropuertos pertenecientes a esta zona con diferentes empresas del territorio. Asimismo ofrece esta información de forma ágil y segura a las personas involucradas en esta gestión.
Pantalla de Bienvenida

Fig. 4 Pantalla de Bienvenida del CCE

La pantalla de bienvenida al sistema cuenta en su parte superior con un banner que muestra el logotipo y nombre de la aplicación, la fecha y hora actual. A la derecha de la pantalla se muestra una breve descripción de la misión del sistema y a la izquierda está el área de autenticación, donde se debe especificar usuario y contraseña.
Se definieron cuatro grupos de usuarios para interactuar con el sistema: Administrador, Jurídico, Económico y Área. Una vez autenticado el usuario según el rol que posea, podrá navegar por la aplicación a través del menú principal que en todo momento se muestra en la parte izquierda de la pantalla.
Gestión de contratos

Fig. 5 Gestión de Contratos

La información relacionada con los contratos económicos solo le concierne a los especialistas jurídicos, económicos y de las área por lo que serán estos usuarios los que tendrán permisos de lectura y actualización sobre ella. Datos como número de contrato, aeropuerto y área, empresa asociada, fecha de confección y fecha de vencimiento y el tipo del contrato son algunos de los elementos que se pueden obtener haciendo una breve consulta a la interfaz que se muestra en la figura. Además se ofrece la opción de exportar parte de esta información en formato PDF, lo que incorpora la posibilidad de impresión.
Gestionar suplementos y dictámenes de los contratos


Fig. 6 Gestión de Suplementos

La modificación formal de cláusulas del contrato por cambios en las negociaciones, se realiza a través de los suplementos. La figura muestra la interfaz que ofrece el sistema para gestionar esta información, a la que se puede acceder mediante la opción Actualizar Suplementos.

Fig. 7 Gestión de Dictámenes

Para la aprobación del contrato se deben emitir tres dictámenes: área, económico y jurídico donde se refleja lo conformidad o no con lo planteado en el contrato.
Valoración de la aplicación
Una vez desarrollado el sistema es necesario realizar una valoración para obtener el grado en que este satisface los requisitos que lo dieron origen. Para este estudio se utilizó el método Delphy considerado como uno de los métodos subjetivos de pronósticos más confiables.

De la tabla anterior se puede concluir que el consenso es considerar como muy relevante o bastante relevante todas las funcionalidades del sistema lo que muestra la validez de la hipótesis planteada y el cumplimiento del objetivo trazado.

CONCLUSIONES
Al finalizar la investigación titulada “Sistema para la gestión de los contratos económicos en la zona Oriente Norte de la ECASA” se arribaron a las siguientes conclusiones:
1. La gestión de contratos económicos es un proceso que incluye un gran número de actividades e involucra a diferentes áreas de los Aeropuertos de la zona Oriente Norte, así como a agentes externos por lo que contar con un sistema informático que brinde apoyo a esta gestión se considera fundamental.
2. Con el desarrollo del Sistema para la Gestión de Contratos Económicos en la zona Oriente Norte de la ECASA. se satisfacen los requerimientos identificados a partir de las entrevistas y encuestas realizadas a los usuarios potenciales.
3. El producto informático se considera sostenible después de analizar el impacto en las dimensiones administrativa, socio-humanista, ambiental y tecnológica.
4. La investigación corrobora lo planteado en la hipótesis y se considera que se cumple el objetivo del trabajo, pues con la implementación del Sistema para la Gestión de los Contratos Económicos en la zona Oriente Norte de la ECASA se favoreció el proceso de gestión de contratos, afirmación que está sustentada por los resultados obtenidos tras el empleó del método Delphy.

RECOMENDACIONES
Considerando los resultados y las experiencias derivadas de la investigación realizada en la zona Aeroportuaria Oriente Norte de la Empresa Cubana de Aeropuertos y Servicios Aeronáuticos se recomienda:
1. Preparar un plan de capacitación para las personas que interactuarán con el sistema con el objetivo de que se convierta en una herramienta de uso fundamental y diario, aprovechando al máximo las funcionalidades que brinda.
2. Extender el uso de la aplicación Web al resto de las Zonas Aeroportuarias para que puedan utilizar las facilidades que brinda esta herramienta.
3. Realizar gráficos que representen la cantidad de contratos por estado.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
(1) El país.com. Definición de Aeropuerto. http://www.elpais.com/diccionarios/castellano/aeropuerto
(2) Página oficial de La ECASA S.A. http://www.airportcuba.com/?action=Whoweare
(3) Manual de calidad. Procedimientos Generales, Procedimientos Específicos e Instrucciones Técnicas del SGC de la ECASA. s.a
(4) Armenteros Díaz, Yutsing. Procedimiento específico para la concertación de contratos económicos, 2003. Aeropuerto Internacional “Frank País García.
(5) Decreto-Ley. “De la contratación económica y comercial” [documento en línea]. http://lex.uh.cu [Consultado: 29 de enero de 2009]
(6) Jiménez Estrella, R. Curso Negociaciones y Contrataciones Internacionales. La Habana: 2005. Aeropuerto Internacional “Frank País García”

BIBLIOGRAFÍA
1. Armenteros Díaz, Yutsing. Procedimiento específico para la concertación de contratos económicos, 2003. 8 h. [Documento digital].

2. Concepción García, María Rita. La gestión ambiental de proyectos informáticos sostenibles por estudiantes de ingeniería informática. Holguín; Universidad de Holguín “Oscar Lucero Moya”, 2006. 80 h. (Tesis de Maestría, Gestión Ambiental).

3. Jacobson, Ivar. El Lenguaje unificado de modelado / Ivar Jacobson, Grady Booch, James Rumbaugh. New York : Addison Wesley, 2000. 419p.

4. Jacobson, Ivar. El proceso unificado de desarrollo de software / Ivar Jacobson, Grady Booch, James Rumbaugh. New York: : Ed. Addison Wesley, 2000. 435p.

5. Martel Cruz, Guillermo A. Procedimientos generales, específicos e instrucciones técnicas del SGC de la ECASA. 2007.
7 p. [Documento digital].

6. Rodríguez Expósito, Félix. El método Delphy para el procesamiento de los resultados de encuestas a expertos o usuarios en estudios de mercado y en la investigación educacional. Holguín; Universidad de Holguín “Oscar Lucero Moya”.17h. [Documento digital].

Síntesis curricular de los Autores

Ing. Yanet Díaz-Ricardo
Correo electrónico: ydiazr@facinf.uho.edu.cu
Adiestrado Nivel Superior. Dpto. de Informática
Centro de trabajo: Universidad de Holguín Oscar Lucero Moya. Avenida XX Aniversario km 3 ½ Piedra Blanca Holguín

M.Sc. Leydis Lamoth-Borrero
Correo electrónico: llamothb@facinf.uho.edu.cu
Profesor Asistente. Dpto. de Informática
Centro de trabajo: Universidad de Holguín Oscar Lucero Moya. Avenida XX Aniversario km 3 ½ Piedra Blanca Holguín

Lic. Ricardo Hernández-Osorio
Correo electrónico: ricardo@hog.ecasa.avianet.cu
Técnico en Telecomunicaciones Aeronáuticas.
Centro de trabajo: Aeropuerto “Frank País García”. Carretera Central Vía Bayamo Km 11 1/2 Holguín



 

Fecha de Recepción: 13 de octubre 2010

Fecha de Aprobación:
21 de septiembre 2011

Fecha de Publicación:
18 de julio 2012

 

 
 

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