Revista Ciencias Holguín

Ciencias Holguín / Revista trimestral / Volumen 22, No.2,  abril-junio,   2016

Análisis Modal de Fallo y sus Efectos de las Normas de Competencias / Modal analysis of Failure and their Effects of the Norms of Competitions 

Ana Victoria Nápoles-Villa(1); Yunia Damaris Silva-Ricardo(2); Clara Marrero-Fornaris(3)


Contactos de las Autoras

Correo:ana@hol.emcomed.cu(1); yunia@hol.emcomed.cu(2); cmarrero@vrea.uho.edu.cu(3)

Instituciones: Empresa Comercializadora y Distribuidora de Medicamentos (EMCOMED, UEB Holguín) (1;2); Universidad de Holguín “Oscar Lucero Moya”(3)

País: Cuba


RESUMEN
La norma de competencia laboral, es un documento en el que se registran las especificaciones con las que se espera el desempeño de una función productiva, está constituida por unidades de competencia y elementos de competencia, criterios de desempeño, campos de aplicación y evidencias de desempeño y de conocimiento. En el siguiente material se aplicó la técnica Análisis Modal de Fallo y sus Efectos (AMFE), con la cual se diagnosticó la efectividad de la norma de competencia del cargo “Manipulador Despachador en Almacenes de Medicamentos”, en el cumplimiento de las directrices de Buenas Prácticas de Distribución (BPD), además se conoció las principales fallas que ponen en riesgo el funcionamiento de la norma de competencia y se diseñó un plan de acción que garantiza el desarrollo del capital humano en función del cumplimiento de la misión y la visión de la entidad.
PALABRAS CLAVE: COMPETENCIA; FALLOS; EFECTOS; RIESGOS

ABSTRACT
Labor competency standard is a document in which the specifications of expected production functions are recorded, it consists of competency units and elements of competence, performance criteria, fields of application and evidence performance and knowledge. In the following material technical Modal Analysis Failure and Effects (FMEA) was applied, with which the effectiveness of the competency standard of the position "Handler-Dispatcher at Medication Warehouses" was diagnosed in compliance with the guidelines of Good Distribution Practice (BPD), the main flaws that jeopardize the functioning of  competency standard were exposed and an action plan ensuring the development of human capital involved in the fulfillment of the mission and vision of the entity.
KEY WORDS: COMPETITION; FLAWS; EFFECTS.

INTRODUCCIÓN
El mundo de hoy, con sus nuevos desafíos impuestos por el desarrollo tecnológico, propicia la búsqueda de nuevas formas de análisis, que le permitan estudiar el comportamiento de los elementos que conforman los sistemas de trabajo encaminadas a alcanzar una mejora en el funcionamiento organizacional. A las vistas de un nuevo siglo, el enfoque de gestión por competencia mantiene su papel significativo, para aquellas organizaciones comprometidas con la excelencia, pretendiendo conseguir el mejor alineamiento posible entre el comportamiento de las personas y sus metas, aspiración que es posible alcanzar con un personal competente, es decir que posea los conocimientos, habilidades, destrezas, experiencias y las características que le dan vida a la organización.

Las competencias de los cargos que se obtienen del proceso de identificación,  emergen en su estado genérico y necesitan desdoblarse y expresar su contenido interno, que brota de los diferentes enfoques, vinculando: las capacidades de los recursos humanos para poder cumplir con las funciones del cargo, enfoque funcionalista, que se identifica con las normas competencia, para suplir la interrogante ¿Qué hace?; las pautas de comportamiento a partir de las características, actitudes, las maneras de comportarse y de pensar de los trabajadores que lo movilizan hacia un desempeño exitoso en el trabajo, contenido en un enfoque conductista que expresará  el  ¿Cómo lo  hace?; y la conjugación de ambos enfoques con la construcción de aprendizaje a partir de una conexión entre los conocimientos y habilidades que se requieren para realizar una determinada actividad; donde el conjunto actitudes y valores que se requiere compartir, para el cumplimiento de sus objetivos en la acción de concretar la misión y la visión de la organización, responde a la tercera interrogante ¿Para qué lo hace ?.

En este material se profundiza en el estudio de la Norma de Competencia del cargo Manipulador Despachador en Almacenes de Medicamentos del proceso de Operaciones, de la Empresa Comercializadora de Medicamentos (ver anexo 1), por el alto nivel de relación de esta ocupación con las BPD de los medicamentos, para la prestación de servicios de excelencia a sus clientes, (ver figura 1). Esta norma está en fase de diseño, de ahí la necesidad de investigar acerca de los fallos, que se pueden producir en el proceso de implantación de la misma, y que pongan en peligro su objetividad, es decir que el proceso logre en el tiempo la construcción de aprendizaje a partir del vínculo de los conocimientos y habilidades del manipulador para que este cumpla con las BPD

Después de hacer algunas pruebas prácticas en las áreas que conforman el proceso de operaciones como: recepción, almacenamiento, despacho y en la expedición de los medicamentos basados en Buenas Prácticas, donde sus propósitos fundamentales están en correspondencia con las unidades de competencias de la norma, se pudo constatar que los resultados no se comportaron según lo esperado, produciéndose rechazo a su aplicación por parte del personal y su evaluación condujo a la desmotivación, por lo que se define como problema a resolver: el desconocimiento de las fallas de la norma de competencia del “Manipulador Despachador en Almacenes de Medicamentos” en su proceso de aplicación, limita la efectividad de esta en el desarrollo del proceso de distribución de los medicamentos basado en BPD.

Se define entonces como hipótesis que si se logra conocer las fallas de la norma de competencia del “Manipulador Despachador en Almacenes de Medicamentos” en su proceso de aplicación, entonces se podrá potenciar el proceso de distribución de los medicamentos basado en BPD. Para demostrar la hipótesis se propone confeccionar un plan de acción en el cual se proyecten soluciones a los problemas que resulten de los resultados del estudio de esta problemática.

En la investigación fueron utilizados métodos teóricos, empíricos y estadísticos para cumplir con los objetivos trazados. Los métodos teóricos fueron: el análisis síntesis de la información obtenida mediante la revisión bibliográfica especializada, el inductivo-deductivo en el diagnóstico de la problemática y el analítico-sintético en el desarrollo del análisis del objeto de estudio. Los métodos empíricos fueron: la entrevista, la encuesta, la observación directa y la revisión de documentos para la recopilación de información. El método estadístico utilizado fue: el Análisis Modal de Fallos y sus Efectos (AMFE) para conocer las deficiencias que puede ocasionar el mal funcionamiento del instrumento.

MATERIALES Y MÉTODOS
Análisis Modal de Fallos y sus Efectos (AMFE)
Esta herramienta de gran utilidad que permite la valoración sistemática de las fallas potenciales en el diseño y la prestación de servicios ya sea de un producto, instrumento o proceso, previniendo su aparición, cuantificando los efectos de las posibles fallas de variables significativas, de forma tal que nos permita evitar productos o procesos defectuosos o inadecuados, antes de que estos lleguen al cliente, además de priorizar las acciones correctoras encaminadas a prevenir, detectar, minimizar o eliminar los problemas, preocupaciones, desafíos, así como buscar respuesta para su mejora.


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Figura 1 Representación esquemática de la articulación de las Normas de Competencias de los cargos que se relacionan con la Buenas Práctica de Distribución de los Medicamentos, con un enfoque de riesgo.

Atributos que lo convierten en un método dirigido a lograr el aseguramiento de la calidad, evaluando su gravedad (S), ocurrencia (O) y detección (D), mediante los cuales, se calculará el Número de Prioridad de Riesgo (NPR = S * O * D), ver tabla 1, para priorizar las causas, sobre las cuales habrá que actuar para evitar que se presenten los modos de fallo, en este caso, en el proceso de aplicación de la norma de competencia del “Manipulador Despachador en Almacén de Medicamentos”, constituyendo los parámetros de evaluación que nos dirán como satisfacer a los clientes de este proceso, que en este caso, sería la dirección del proceso de operaciones, nos diría además como introducir la filosofía de prevención, cuáles serían las consecuencias de los fallos en los criterios de disponibilidad y seguridad de no ser adecuadamente tratados, además de precisar en los medios y procedimientos para prevenirlos
Un aspecto significativo en este estudio es el establecimiento de la cadena de sucesos en el orden correcto para una mejor comprensión de los elementos que pueden estar afectando el proceso de aplicación del diseño de la norma de competencia puesta en práctica, así como la adecuada valoración de los índices de ocurrencia de los problemas que se generan en su aplicación.
Pasos del método de estudio

  1. Formar y crear el equipo AMFE
  2. Identificar y el producto o proceso
  3. Describir las funciones o componentes que lo integran
  4. Listar los modos de fallos de cada uno de ellos
  5. Definir los efectos de los modos de fallos
  6. Describir las causas que podrían originar dichos fallos
  7. Calcular las prioridades (importancia de cada riesgo)
  8. Acordar e Implantar acciones de mejora para prevenirlas

Tabla 1 Clasificación para evaluar la gravedad o severidad del fallo
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RESULTADOS DEL TRABAJO

Con la aplicación del método AMFE se obtuvieron los resultados siguientes:
Paso 1-Creación del equipo de trabajo
Teniendo en cuenta la experticia y el nivel de relación funcional y de conocimientos de los trabajadores, respecto al proceso objeto de estudio se forma el equipo de trabajo formado por especialistas en gestión de la calidad, especialistas en gestión de los recursos humanos y operarios y directivos del proceso de operaciones:

Paso 2-Identificar el producto o el proceso
Una vez conformado el equipo se realizó un seminario en el que se brindó información introductoria sobre la investigación y todo lo referente a las características de las Normas de Competencia, las metodologías para su diseño y la bibliografía para el estudio de la herramienta “Análisis Modal de Fallos y sus Efectos” . Exponiéndose las características del cargo “Manipulador Despachador en Almacén de Medicamentos”, para el cual se describe la Norma (Anexo 1).

Paso 3-Describir las funciones o componente que lo integran
Al equipo AMFE se le presenta y se le describe la composición de la norma que está estructurada en las cinco unidades de competencias, representada en la figura 2, así como el contenido de  la estructura de cada elemento:

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Figura 2 Elementos de la Norma de Competencia del Manipulador Despachador en Almacenes de medicamentos.

1. Realizar la recepción de  los productos según establecen las Buenas Prácticas de Distribución.
2. Almacenar los productos según las Buenas Prácticas de Distribución.
3. Realizar el despacho de los productos según las Buenas Prácticas de Distribución.
4. Realizar la expedición de los productos según las Buenas Prácticas de Distribución.
5. Garantizar ambiente laboral que permita cumplir los objetivos trazados.
Cada  uno de estos elementos contiene los aspectos siguientes:

  • Elemento de competencia: la descripción de un resultado laboral que un trabajador capaz de lograr.
  • Criterios de desempeño: un resultado y un enunciado evaluativo que demuestra el desempeño del trabajador y por tanto su competencia.
  • Evidencias de desempeño que pueden ser:
  • Evidencia directa: situaciones contra las cuales se demuestra el resultado del trabajo.
  • Evidencia de producto: que es el resultado tangible derivado del desempeño.
  • Campo de aplicación: incluye las diferentes circunstancias, en el lugar de trabajo, material y ambiente
  • Guía para la evaluación: establece los métodos de evaluación y las mejores formas de recolección de las evidencias para la evaluación de la competencia

 Paso 4-Lista de los modos de fallo de cada componente por unidad
Este paso se realiza para las 5 unidades de la Norma de Competencia del cargo “Manipulador Despachador en Almacenes de Medicamentos”, presentándose como ejemplo la primera unidad: realizar la recepción de los productos según establecen las Buenas Prácticas de Distribución (anexo 1)
Los miembros del grupo AMFE, luego de revisar los procedimientos, las directrices de las BPD, los documentos de trabajo y la estructura de la unidad de competencia, entrevistaron a los trabajadores de mayor experiencia y a sus directivos, listan un grupo de modo de fallo de cada sub-elemento de la norma con la utilización de la técnica tormenta de idea.

Paso 5, 6 y 7: se resumen en la tabla siguiente:

Tabla 2. Modos de fallo del elemento 1.1 de la primera unidad de competencia

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2.2

Paso 8 - Acordar e Implantar acciones de mejora para prevenirlas
En este paso el equipo AMFE realiza una evaluación de las desviaciones que ponen en peligro el cumplimiento de los objetivos del proceso de implantación de la Norma de Competencia del cargo “Manipulador Despachador en Almacenes de Medicamentos”. Presentan a los decisores del proceso los principales problemas que atentan contra el desarrollo de las competencias como: falta de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes, proponen la estructura de algunos registros de control para dar seguimiento a las fallas detectadas y así perfeccionar la gestión del proceso en su concepción tecnológica y de las persona en el sentido de la idoneidad, por lo que se diseña un plan de acción, anexo 2.

CONCLUSIONES
1- La técnica Análisis Modal de Fallo y sus Efectos (AMFE), aplicada en la investigación demuestra su efectividad para la gestión de los riesgos que ponen en peligro  el proceso de distribución de los medicamentos.
2- Una vez que la organización trabaje con el plan de acción propuesto, estará en condiciones de poner en práctica la norma de competencia del cargo “Manipulador Despachador en Almacenes de Medicamentos”, lo que le permitirá desarrollar a su capital humano, no solo, en función de medir “que hace” este en el puesto, “como lo hace”, sino que se concrete en el subconsciente del trabajador el “para que lo hace”, incorporando en su conciencia  el aporte que hace al cumplimiento de la misión y la visión de la entidad.

RECOMENDACIONES

  1. Aplicar la técnicaAnálisis Modal de Fallo y sus Efectos (AMFE)”, para cada uno los elementos que conforman las restantes unidades de competencias que forman parte de la norma de competencia del cargo “Manipulador Despachador en Almacenes de Medicamentos.
  2. Incorporar estas fallas potenciales del proceso de recepción al inventario de riesgos de la calidad del proceso de operaciones de las comercializadoras de medicamentos.

BIBLIOGRAFÍA

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Resolución 60/2011 Normas del sistema de control interno. Contraloría General de la República de Cuba.

Referencias Bibliográficas

Ciclo sobre Ingeniería de Calidad Seminario: FIABILIDAD y AMFE en el ciclo de vida de productos y procesos. LABEIN    1996

[la norma del manipulador contiene 5 unidades de competencia, en el trabajo se anexa solo la primera unidad, referida a  realizar la recepción de  los productos según establecen las Buenas Prácticas de Distribución (BPD).

BPD: Es la parte del aseguramiento de la calidad que garantiza que se mantenga la calidad de un producto farmacéutico mediante el control adecuado de las numerosas actividades que se realizan durante el proceso de distribución, al mismo tiempo que provee una herramienta para proteger el sistema de distribución de  las falsificaciones o de producto de calidad inferior.

Anexo 1 Elemento 1.1 de la Unidad de Competencia número 1 de la Norma de Competencia del “Manipulador Despachador en Almacenes de Medicamento"

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Anexo 2 Plan de acción para contrarrestar las fallas y los efectos negativos que se producen en el elemento 1.1 de la Norma de Competencia DEL “Manipulador Despachador en Almacenes de Medicamentos”

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Síntesis curricular de los Autores

MSc. Ana Victoria Nápoles-Villa, ana@hol.emcomed.cu *
Ingeniera Industrial, Master en Ciencias Técnicas, Especialista C en Gestión de la Calidad en la Empresa Comercializadora y Distribuidora de Medicamentos, Profesora Instructora de la Unidad Docente de la Universidad de Holguín, Oscar Lucero Moya, Holguín, Cuba

Ing. Yunia Damaris Silva-Ricardo, yunia@hol.emcomed.cu **
Ingeniera Industrial, Especialista C en Gestión de la Calidad en la Empresa Comercializadora y Distribuidora de Medicamentos, Holguín, Cuba

DrC. Clara Elena Marrero-Fornaris, cmarrero@vrea.uho.edu.cu ***
Ingeniera Industrial, Doctora en Ciencias Técnicas, Profesora Auxiliar, Dirección de Recursos Humanos, Universidad de Holguín, Oscar Lucero Moya, Holguín, Cuba

 

Institución de los autores.
Empresa Comercializadora y Distribuidora de Medicamentos *; **
Universidad de Holguín, Oscar Lucero Moya ***


Fecha de Recepción: 03 de septiembre 2015
Fecha de Aprobación: 06 de octubre 2015
Fecha de Publicación: 29 de abril 2016

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