Revista Ciencias Holguín

Ciencias Holguín / Revista trimestral / Volumen 22, No.2,  abril-junio,   2016

Cuadro de Mando ODUNPLUS y su mejora continua / Scorecard ODUNPLUS and its continuous improvement

Rafael H Soler-González(1); Victor Betancourt- Soto(2); Raúl Andrade- Merino(3)


Contactos de los Autores

Correo:rsoler@espoch.edu.ec(1); vbetancourt@espoch.edu.ec(2); r_andrade@espoc.edu.ec(3)

Institución: Escuela Superior Politécnica de Chimborazo

País: Ecuador


RESUMEN
Debido al desarrollo de nuevos modelos de gestión, que han aumentado el número de objetivos e indicadores en pos del control y de una efectiva toma de decisiones, los cuadros de mando se han convertido en herramientas necesarias para el desarrollo exitoso de la gestión empresarial en los últimos años. En medio del Proyecto Prometeo y la implementación del Balanced Scorecard en la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo (ESPOCH), se ha creado una nueva herramienta informática denominada ODUN que tiene mejoras continuas y la hacen un producto a seguir. ODUNPLUS es una nueva  versión de este cuadro de mando que está programado con herramientas y librerías libres de tecnología web y bajo Licencia Pública General de GNU (GPL) que permite su libre distribución y uso. Este artículo expone las nuevas bondades del Cuadro  de Mando ODUNPLUS.
PALABRAS CLAVE: CUADRO DE MANDO; BALANCED SCORECARD;  SOFTWARE LIBRE.

ABSTRACT
Due to the development of new management models, which have increased the number of targets and indicators towards the control and effective decision-making, scorecards have become necessary tools for the successful development of business management in recent years. Amid the Prometheus Project and implementation of Balanced Scorecard at the Polytechnic School of Chimborazo (ESPOCH), a new software tool called ODU has been created which features continuous improvements that make it a leading product. ODUNPLUS is a new version of this scorecard that is programmed with free web tools and technology libraries and under GNU General Public License (GPL) that allows free distribution and use. This article discusses the benefits of new ODUNPLUS Scorecard.
KEY WORDS: SCORECARD; BALANCED SCORECARD; FREE SOFTWARE.

INTRODUCCIÓN
De las mayores dificultades que existen en la Gestión Empresarial contemporánea  es la adecuación de un  modelo de gestión a una plataforma informática. Desde hace más de diez años empresarios y profesores de la provincia de Cienfuegos han trabajado en una herramienta de medición que fue implementado en varias empresas de excelencias de Cuba y sobre todo en la provincia de Holguín. Este trabajo muestra nuevos avances del cuadro de mando ODUN que fue aplicada en una universidad ecuatoriana y diseñada bajo plataformas libre. El objetivo principal de este trabajo está relacionado con el nuevo diseño de ODUNPLUS y su implementación en 12 subsistemas y facultades de la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo.

En los últimos veinte años las herramientas de medición en la gestión han tomado diferentes nombres y todas tratan de hacer más fácil y rápida la toma de decisiones, aunque los valores de mercado son en muchas ocasiones prohibitivas para las organizaciones pequeñas y de recursos monetarios medios. Los Cuadros de Mando son herramientas recurrentes a partir de 1992 con el surgimiento del modelo de planeación denominado Balanced Scorecard (BSC) (Kaplan, Norton, 1996) o Cuadro de Mando Integral, sin embargo estos existen desde la década de los años cuarenta. Al principio estas herramientas eran patrimonio de los grandes ingenios de la humanidad pero desde la década de los años  90 con el desarrollo del software, los Cuadros de Mando se han do implantado de manera intensiva y hoy es común que las empresas tengan en mayor o menor grado implementaciones informáticas que pueden ser llamados Cuadros de Mando.

No obstante, es necesario aclarar que un Cuadro de Mando se puede utilizar en cualquier empresa, independiente del modelo de planeación que tenga. Los Cuadros de Mando no tienen que estar únicamente ligados al Balanced Scorecard (BSC) (Kaplan y Norton, 1996). Algunos conceptos del Cuadro de Mando se abordan a continuación. “El Cuadro de Mando deriva del concepto denominado Tableau de Bord en Francia, que traducido de manera literal vendría a significar algo así como tablero de mandos o cuadro de instrumentos (Viñeglas, 1999), “el cuadro de mando es una herramienta de ayuda a la gestión, en sí mismo no es un objetivo, sino un efecto que ha de estar orientado hacia la acción” (Amat, Ballve, 2002) “un cuadro de mando es la representación simplificada de un conjunto de indicadores que dan una idea de cómo se está comportando un área o un proceso empresarial. El uso de códigos semafóricos, velocímetros, barómetros, mapas de objetivos e incluso caras sonrientes son varios de los recursos que se utilizan. Con ellos se representa gráficamente la tendencia o el estado de aquellos indicadores que se consideran relevantes para la gestión “el cuadro de mando es una de las herramientas de las denominadas “Business Intelligence” (BI) (Caramazana, A, 2002).

La BI es un concepto popular de gran alcance que abarca la aplicación de un sistema o conjunto de tecnologías para convertir los datos en información significativa. Con las aplicaciones de BI, grandes volúmenes de datos originados en muy variados formatos, tales como: hojas de balance, bases de datos relacionales y páginas en diversos modos de programación, pueden ser consolidados y presentados al usuario final de forma rápida y concisa. Al contar con información relevante y oportuna, que resulta fácilmente entendible porque es entregada en los términos del negocio, el mismo está capacitado para incidir sobre el cambio y desarrollar estrategias que conduzcan a la obtención de mayores beneficios” (Bootstrap, 2011).

Ciertamente hoy es casi imposible la gerencia de una empresa sin que existan herramientas de medición denominadas Cuadro de Mandos. Son varios los  autores que no conciben la gestión empresarial moderna sin la utilización de herramientas que propicien la integración. Acevedo, (2008), “la solución de esta contradicción requiere de una mayor integración en los procesos a través de ejercer la gestión de los mismos, apoyados en modelos y herramientas que permitan una consideración integral de todas (o la mayoría) de las exigencias y variables del entorno”

Es de destacar que los cuadros de mando tienen una amplia utilización en las empresas de excelencia como ha sido el caso de empresas ganadoras del Premio a la Calidad de la Provincia de Holguín. Empresas como VERTICE, TUREI, RAUDAL y CEPRONIQUEL son ejemplos de implementaciones exitosas de cuadros de mando para la gestión empresarial.

En estos momentos se trabaja en un proyecto de llevar la planeación estratégica de la ESPOCH a una plataforma flexible que pueda ser utilizada por todas las Facultades y Subsistemas. Por tales motivos se ha continuado desarrollando el Cuadro de Mando ODUN (Soler, Oñate, 2014) en su primera versión. De igual forma, se continua desarrollando las plataformas libres en consonancia con el  Decreto 1014 (Ochoa, 2012).del año 2008 de la República del Ecuador que insta a las administraciones públicas a utilizar en sus trabajos el software libre basado en estándares abiertos. Después de 12 meses de trabajo en el 2014 una nueva versión del Cuadro de Mando ODUN denominado ODUNPLUS, tiene un espacio en el Modelo de Gestión del ESPOCH (Soler, Oñate y Andrade, 2015). Las nuevas mejoras se exponen en este trabajo.

MATERIALES Y MÉTODOS
Para la elaboración del Cuadro de Mando denominado ODUNPLUS, se utilizaron las experiencias de otras aplicaciones informáticas similares sean de software libre o no, donde se realizó una comparación  en base a sus  ventajas y desventajas. Se tuvo como paradigma principal la anterior versión del programa denominado ODUN.
Al diseñar la aplicación web ODUNPLUS, se trató de mantener una instalación de despliegue simple y adaptativa  que permitiera ser usado en la mayoría de los entornos informáticos. Los requisitos no funcionales o dependencias para su uso, consisten en un entorno de hospedaje web que incluya PHP versión 5.3 o mayor como Apache, Lighttpd y otros (Jqu ery, 2012), (MySQLEdition 2011) y un servidor de base de datos MySql (PHP, 2012). También deben estar instaladas las dependencias  de PHP para  acceder a la base de datos así como los módulos necesarios  para poder servir el código PHP hacia la red. En ODUN versión 1.0, se utilizaron para la interfaz de usuario: Bootstrap 3.0, JQuery 1.9.1, Ember 1.0, Moment JS para el tratamiento de fechas y otros recursos estéticos y funcionales  que permitan al usuario final  una experiencia agradable y de fácil uso. De igual manera para el trabajo de campo se instaló  un servidor portable denominado Easyphp 12.1 (EasyPHP/12.1.0, 2012)  en cada una de las computadoras personales de los diplomantes de pregrado,  que participaron en la prueba y el ajuste del sistema en la medida que realizaban la implementación del Balanced Scorecard en como modelo de gestión de la ESPOCH. Finalmente se instalaron varios sitios web, uno para cada diplomante, en un servidor con Sistema Operativo GNU/Linux utilizando una distribución de Ubuntu (Perschke, 2013) actualizada.

En el diseño del Cuadro de Mando para la gestión de las organizaciones se deben tener en cuenta aspectos que serán reflejados como requisitos funcionales en la confección del software. El grupo de trabajo estuvo conformado por un especialista empresarial (arquitecto de grupo), dos programadores, cuatro profesores y veinte y cuatro diplomantes, quienes tenían a su cargo la ejecución en línea y ante todo, los responsables de efectuar las pruebas de campo del software junto al modelo.
Para el desarrollo del proyecto ODUNPLUS, se tuvo en cuenta que la mayoría de las organizaciones poseen una estructura funcional que trabajan bajo una dirección por objetivos (Ikyalmayer, 2012) y en conjunto bajo una dirección estratégica (Menguzzato, M. & Renau, J, 1991).

Evaluación de objetivos
e indicadores 
Uno de los problemas que presentan los sistemas automatizados es la medición de objetivos (eficacia) de la gestión de las organizaciones. La medición de indicadores generalmente no representa dificultades; pero la medición de los objetivos es compleja, pues los indicadores que tributan a los objetivos vienen expresados en diferentes unidades de medida, siendo necesario acciones que permita homogenizarlos y así facilitar un análisis global. Para este análisis se debe partir de que cada objetivo debe tener necesariamente un indicador, aunque es posible que tenga más de uno. En esta situación es necesario crear un algoritmo que permita evaluar el cumplimiento del objetivo a partir de los resultados de indicadores. Este análisis se complica cuando en ocasiones se tienen que evaluar un conjunto de indicadores donde coexistan tanto los de índoles positivas como los negativos, ello obliga a dar una solución viable para la medición del objetivo. De igual forma, las perspectivas poseen diferentes objetivos y es necesario hacer una evaluación conjunta. Alcanzar una evaluación de la eficacia al menos por perspectivas es una información importante para tener una idea más objetiva de cómo se está cumple con el planteamiento estratégico de la organización. De igual forma si se puede medir la eficacia de los objetivos y perspectivas,  podría decirse que se puede calcular la Visión que es considerado el objetivo máximo de la organización. Todas estas cuestiones se han tenido en cuenta  para diseñar el cuadro de mando ODUNPLUS que presenta mejoras ostensibles respecto a su antecesor ODUN. Para el diseño de los módulos de cálculo para ODUNPLUS se propone una metodología que permita evaluar al objetivo a partir de su(s) indicador(es) y la cadena de objetivos que están asociados a través de las perspectiva. La solución está basada en extraer de los valores de calidad a partir de la propia evaluación de los indicadores  reflejados en los respectivos semáforos del Cuadro de Mando. Al tener el cuadro de mando tres criterios de aceptación expresados por un sistema de semáforo (rojo, verde y amarillo), facilita realizar  la evaluación en un intervalo de [1, 3]. El resultado del indicador que sea evaluado de bien (verde) se le otorga el valor de 3, al ser evaluado de regular (amarillo) se le otorga el valor de 2 y al resultado de mal (rojo) se le otorga el valor de 1. La diferencia de cálculo con entre ODUNPLUS y ODUN radica  que el cálculo en el primero se expone al error en la primera medición de indicador  objetivos y después no se añade otra adecuación.

Esta asignación permite homogeneizar la escala de resultados de los indicadores, que por el diseño del Cuadro de Mando pueden ser de índole positivo (mientras mayor mejor) que es muy característico de aquellos resultados donde los mayores valores favorecen a la organización como son los casos de los ingresos o la ganancia de dinero. Los indicadores de índole negativo (mientras menor mejor) como son los casos de los gastos de una empresa o los períodos que se demora la organización en cobrar una factura.
Después de esta asignación que permite trabajar con los indicadores homogeneizados, la evaluación de objetivos, el conjunto de objetivos dentro una misma perspectiva, ya se puede evaluar la eficacia a partir de medias ponderadas y por tanto tener así una idea más objetiva del cumplimiento de la eficacia de las actividades. La formulación responde a recursos de la matemática booleana atendiendo a las recomendaciones de Medina y González, (2000). La formulación de trabajo para el cálculo de la eficacia queda expresada como:
1(1)
Dónde:
n = k : Cantidad de indicadores
 µii: Valor del estado de cada indicador (rojo = 1, amarillo = 2, verde = 3)
W: Valor de la ponderación.
∑wj : Sumatoria de las ponderaciones

La base teórica de esta evaluación está en la determinación de resultados con variables de diferente importancia, que conducen a la determinación de ponderaciones. Esta formulación estará programada en la solución informática ODUNPLUS, permitiendo la evaluación de objetivos, procesos y perspectivas. Depende del usuario la determinación de las ponderaciones pertinentes para los indicadores y objetivos en la formulación. Bajo esta misma formulación se puede evaluar la eficacia por perspectiva y después de esta medición se puede hacer la evaluación general mediante la formulación de la media convencional que su valor “n” estaría en función de la cantidad de perspectivas. Por supuesto, esta asignación introduce un error permisible en la cadena de medición que puede ser evaluada mediante señales de rastreo (Medina,  A, González S, 2000). Las señales de rastreo son la fuente de la fiabilidad de la medición.

Fiabilidad de la medición
de indicadores
La asignación realizada para garantizar la homogeneización de los indicadores puede introducir errores que afectan la fiabilidad de la medición. Esta situación, en ocasiones es significativa en los indicadores económicos financieros, cuando se hace una mala previsión del presupuesto. La utilización de la Desviación Media Absoluta (MAD) de los resultados de los indicadores y la determinación de la Señal de Rastreo (SR) para cada medición de indicadores, revelarán cuán exacta es la medición. Las formulaciones de la MAD y la SR son las siguientes:
2(2)
SR = Suma de las desviaciones /MAD  (3)
Si se tiene en cuenta que las variaciones de los resultados de los indicadores  varían aleatoriamente, cuando el SR tenga valores en el intervalo [-6; 6] asegura que la probabilidad máxima de errores será del 3,00%. Si el límite excede el anterior intervalo, será necesario revisar los parámetros dictados por el presupuesto o las recomendaciones de expertos. Un esquema del funcionamiento de ODUNPLUS se muestra en la figura No.1

3
Figura No.1: Estructura de ODUNPLUS
Fuente: Elaboración propia

ODUNPLUS como herramienta de medición, evaluará la eficacia de la gestión empresarial a través del análisis integral del BSC, de Procesos de Calidad y de las Áreas Funcionales, convirtiéndose en una herramienta indispensable para el control. El valor reflejado será una muestra de la evaluación que debe ser analizada para crear los futuros patrones de medición. Al homogenizar el resultado de los indicadores, se introducen imprecisiones que pueden afectar la evaluación propuesta pero que puede ser evaluada mediante las señales de rastreo.
La nueva programación de ODUNPLUS tiene mejoras ostensibles si se compara con la anterior versión. El artículo no pretende hacer una disertación informática y tampoco matemática de los principios que sostienen a  ODUNPLUS. Se pretende explicar la importancia que tiene un cuadro de mando que permita comunicar estrategias mediante los servicios web institucionales, visualizar resultados  y propiciar el análisis de los mismos. No obstante es necesario aclarar que su diseño tanto informático como matemático está sostenido por el trabajo de un grupo de profesionales.

RESULTADOS DEL TRABAJO
En medio de la implementación del BSC como modelo de Gestión Universitaria, de la ESPOCH se diseñó y programó una herramienta de medición (cuadro de mando) para la gestión que puede ser utilizada en organizaciones  lucrativas y no lucrativas y además, puede ser adecuada a cualquier modelo de planeación y estructura. Este cuadro de mando denominado ODUNPLUS está desarrollado bajo licencias libres (GNU-GPL) que permiten su uso sin realizar compra adicional alguna, puede instalarse sobre cualquier plataforma (MS Windows, GNU/Linux y otros.) y puede ser accedido por varios usuarios a la vez. ODUNPLUS puede ser aplicado en organizaciones grandes y pequeñas e independientes de medir los indicadores, puede medir la eficacia empresarial y evaluar de forma general una empresa a partir del cumplimiento de sus indicadores y objetivos. Conceptualmente ODUNPLUS funciona a partir del suministro de informaciones (resultados reales de indicadores) que se comparan con las metas presupuestadas; y de acuerdo a los criterios de cumplimientos expresados en porcentajes que accionan los sistemas de semáforos. De igual forma se crean las bases de datos que permiten analizar las tendencias en el tiempo considerando los gráficos resultantes mostrados en el cuadro de mando. A partir del  resultado de los indicadores se pueden evaluar los objetivos, utilizando la formulación expresada en la Figura No.1. ODUNPLUS permite la evaluación de objetivos utilizando la misma formulación que es utilizada en el cálculo de los resultados de los indicadores y que se expone mediante un sistema de semáforos y gráficos de tendencia. En sentido general ODUNPLUS es una plataforma donde coinciden informaciones que provienen de diferentes fuentes y que apoyan a los usuarios para la toma de decisiones. A partir de este trabajo, las organizaciones disponen de una herramienta de medición en web y en plataformas libres y esta situación propicia que herramientas de inteligencia como ODUNPLUS estén a disposición de todas las organizaciones.

Es necesario destacar que este proyecto comenzó en 1999 por varios de sus principales autores y hoy después de poseer una herramienta robusta y a disposición de las organizaciones, se trabaja en garantizar un vínculo dinámico entre el mapa estratégico y los tableros de control. Algunas vistas del cuadro de mando ODUNPLUS  son mostradas en la figura no. 2

1
Figura No.2 Vistas del Cuadro de Mando ODUNPLUS
Fuente: Elaboración propia

El Cuadro de Mando ODUNPLUS  como herramienta de trabajo cuenta con un sistema de ayuda en línea para la implementación y la explotación y tiene la posibilidad de evaluar indicadores, objetivos, perspectivas y de dar una evaluación general de la empresa. Puede además anexar informaciones que se puede visualizar para una evaluación integral de la gestión empresarial.

Beneficios de ODUNPLUS

Muchas de las aplicaciones del Balanced Scorecard y de otros modelos de planeaciones estratégicas tienen dificultades en su implementación por carecer de una herramienta de medición como es el cuadro de mando. Esta realidad obedece al alto costo de las aplicaciones informáticas y a la falta de cultura empresarial. Para este caso, el cuadro de mando ODUNPLUS  es una solución  asequible a las empresas e instituciones que no tengan las posibilidades financieras para adquirir software propietario equivalente en el mercado. El estar programado para entorno web y bajo licencia GNU-GPL brinda las libertades de explotación, de copia y la distribución sin trabas. De igual forma el cuadro de mando ODUNPLUS permite ser adecuado a cualquier planeación estratégica y tiene la capacidad de medir la eficacia de todos los objetivos, medir la eficacia por perspectivas y dar una medición de eficacia de la organización donde se utilice. El cuadro de mando ODUNPLUS es perfectible y se mejora continuamente y también puede ser parte de un proyecto de todos. Estas son las razones para afirmar el cuadro de mando ODUNPÑUS es una opción para establecer sistemas de medición que mejoren la toma de decisiones en diferentes organizaciones.

CONCLUSIONES

  1. El Cuadro de Mando ODUNPLUS es una solución informática con licencia GNU-GPL factible de ser aplicada en cualquier modelo empresarial y es el sucesor del Cuadro de Mando ODUN.
  2. El Cuadro de Mando ODUNPLUS está siendo utilizado como herramienta de medición en el modelo de Gestión Universitaria de la ESPOCH y puede ser utilizado como una herramienta de evaluación del modelo del CEAACES para las Instituciones de la Educación Superior.
  3. El Cuadro de Mando ODUNPLUS es una herramienta desarrollada en  software libre que puede ser mejorada continuamente como una solución a las características de cada organización.

BIBLIOGRAFÍA

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Síntesis curricular de los Autores

Ing. Rafael H Soler-González Proyecto Prometeo ESPOCH rsoler@espoch.edu.ec Ingeniero Mecánico. Master Dirección de Empresas y PhD en Ciencias Técnicas. Profesor Titular en la República de Cuba y Consultor de Empresas. Ha trabajado en las Industrias de la Construcción, en la Nuclear, en la Minería, en la Petrolera y en la Aeronáutica. Ha sido profesor Universitario desde 1986 alcanzando las máximas categorías docentes. Ha dedicado más de veinte años a la Gestión Empresarial. Desde el año 2011 pertenece al Proyecto Prometeo y trabaja actualmente para la Escuela Superior Politécnica de Chimborazo.

Ing.  Víctor Betancourt-Soto
Facultad de Empresa ESPOCH
 vbetancourt@espoch.edu.ec Graduado de Ingeniero de Empresa en la Escuela Superior de Chimborazo, Riobamba, Ecuador. Es Master Ciencias Económicas, Actualmente está realizando su proyecto de doctorado en la Universidad de Santiago de Cuba. Ha laborado en el sector bancario ecuatoriano. Fue Director Ejecutivo de la Cámara de Industriales de Chimborazo. Fue Director de Escuela de Finanzas de la ESPOCH. Es Profesor Principal de la ESPOCH

Ing, Raúl Andrade-Merino
Facultad de Empresa ESPOCH
r_andrade@espoc.edu.ec  Graduado de Ingeniero de Empresa en la Escuela Superior de Chimborazo, Riobamba, Ecuador. Es Master Ciencias, posee un Título Universitario en  Abogacía, es PhD en Ciencias Económicas Graduado en la Universidad de Santiago de Cuba. Ha laborado en el sector bancario ecuatoriano en el Banco Central del Ecuador, Banco de Guayaquil, fue Gerente General de la Cooperativa OSCUS en Ambato. Es Profesor Principal de la ESPOCH.

Institución de los autores.
Escuela Superior Politécnica de Chimborazo. Ecuador


Fecha de Recepción: 03 de septiembre 2015
Fecha de Aprobación: 12 de diciembre de 2015
Fecha de Publicación: 29 de enero 2016

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