Revista Ciencias Holguín

Ciencias Holguín / Revista trimestral / Volumen 22, No.3,  julio-septiembre,   2016

Diseño y aplicación de sistema de gestión en Inventarios en empresa ecuatoriana / Design and implementation of management system Ecuadorian company Inventories

Ruth María Apunte-García(1); Ramón Antonio Rodríguez-Piña(2)

Contactos de los Autores

Correo:ruthapunte@gmail.com (1); r.a.r.p.2015@gmail.com

Instituciones: Universidad Estatal de Bolívar. Ecuador

País: Ecuador


RESUMEN
Es reflejado el resultado de la investigación al diseñar e implementar sistema de inventario dirigido empresas del sindicato de Choferes y orientada al sistema de gestión de inventarios este tipo de empresas. Los objetivos alcanzados son de diseñar un sistema de control de inventarios a través de caso de estudio; Demostrar la necesidad, ventajas y del diseño de sistema de control de inventarios; Diagnosticar los efectos y consecuencias de la ausencia de sistema de control de inventarios en las empresas pertenecientes al Sindicato de Choferes Profesionales; Verificar que la institución cumpla con los lineamientos y estándares de la administración y control de inventarios; Diseñar y entregar el manual de procedimientos de gestión de inventarios; Implementar el sistema y posterior socialización del sistema de control de inventarios. Se adoptan métodos de caso de estudio, de contradicciones dialécticas, del análisis y síntesis bibliográficas, de expertos, matemáticos estadísticos y empíricos
PALABRAS CLAVE: SISTEMA DE GESTIÓN EMPRESARIAL; GESTION CONTABLE FINANCIERA; SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS; PERTINENCIA EN INVENTARIOS; TOMA DE DECISIONES

ABSTRACT
This work summarizes the result of the research by designing and implementing an inventory system in companies related to driver’s Union. The objectives achieved are: designing a system of inventory control through case study, demonstrating the needs and benefits of designing an inventory control system, diagnosing the effects and consequences of the absence of an inventory control system in companies belonging to the Union of Professional Drivers, verifying that the institution meets the guidelines and standards of management and inventory control, designing and delivering a manual for inventory management procedures, implementing the system and subsequent socialization of the inventory control system, Case study methods of dialectical contradictions, analysis and bibliographic synthesis of experts, mathematical statistics and empirical were adopted.
KEY WORDS: BUSINESS MANAGEMENT SYSTEM; FINANCIAL MANAGEMENT ACCOUNTANT; INVENTORY MANAGEMENT SYSTEM; RELEVANCE IN INVENTORIES; DECISION MAKING.

INTRODUCCIÓN
El presente artículo resume los resultados e impactos de la investigación orientada a resolver la necesidad de implementar herramienta para la administración de inventarios en empresas de características específicas como lo son los Sindicatos de Choferes en la provincia de Bolívar, Ecuador. A tenor de (Jimenez, 2008),
 La administración de inventarios se da para posibilitar la disponibilidad de recursos al momento de requerir su uso o venta, basada en métodos y técnicas que permiten conocer las necesidades de reabastecimiento óptimas. El inventario es el conjunto de bienes o artículos que tienen las sociedades para comercializar, permitiendo la compra y venta o la elaboración antes de su venta, en un tiempo económico determinado. Los inventarios forman parte del grupo de activos circulantes de toda organización. (pag.2.)

El inventario, según expresa (Acevedo, 2015) “es el conjunto de productos o artículos que tiene la organización para comercializar con aquellos, consintiendo la compra y venta o la elaboración primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes” (pág. pág. 7). Es este tema una problemática en las empresas citadas, donde la gestión administrativa, abordada según (Nardo, 2011) “Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupos los individuos cumplen eficientemente objetivos específicos”. (pág. 21).

De los múltiples abordajes a inventarios según (SOYCONTA, 2013); (Gómez, 2001), se extraen las mejores prácticas, a través de las premisas esgrimidas por (Caro, 2012) en las ventajas y desventajas de cada modelo.
La justificación y situación problemática que fundamentan esta investigación, la ausencia de Sistema de Control de Inventarios implícito en el Sistema de Gestión Contable Financiero, promoviendo riesgo de descontrol, -según Sistema de Gestión del Control y Prevención Interno-; Estancamiento de la organización en el desarrollo institucional al no adoptar procedimientos contables que aporten a la validez, confiabilidad y pertinencia del Departamento de Contabilidad; La inexistencia de mecanismos para rendir información a las entidades de control, información que debe ser correctamente procesada y presentada; La ausencia de un Sistema de Control de Inventarios que impacta en la transparencia, veracidad, falta de la recepción de información en forma eficiente y eficaz proyectando como resultado negativo la imagen de vulnerabilidad en el desempeño en la Gestión Administrativa; La falta del diseño e implementación del sistema de control de inventarios impide la confiabilidad de los datos, facilitar información pertinente para su análisis, clasificación, registro, generación de reportes para la toma de las decisiones, mejorando ostensiblemente los costos de oportunidad, por la pérdida de recursos al no tomar decisiones a tiempo; La carencia de técnicas e instrumentos capaces de optimizar los recursos, incrementar los resultados, creando estrategias y asumiendo decisiones correctas, orientadas a la competitividad en el mercado; La inexistencia del control permanente de inventarios, a través del cual la alta gerencia conozca la rotación de los bienes, prioridades y en base a qué criterios solicitar una nueva provisión, gestando estrategias para aprovechar las oportunidades; identificación de los bienes de menor rotación estableciendo tácticas para que su demanda se incremente o sencillamente que la organización deje de invertir en ese tipo de bienes; falta de la aplicación intensiva de las TICs y automatización de procesos de gestión empresarial, claves en la organización, perfeccionando controles, acelerando y objetivando la toma de las decisiones. Se observa acelerada innovación y desarrollo de tecnologías de la información en las empresas ecuatorianas, produciendo y adoptando diversos sistemas de información, de procesamiento y análisis en los distintos sectores económicos, sociales, políticos, educativos, entre otros.

La base de toda organización es el control de los bienes que entran y salen; de aquí la importancia del manejo del inventario bien expresado por (Gestion&Administración, 2013), permitiendo a la institución mantener el control oportuno, así como también conocer al final del periodo un estado confiable de la situación económica – financiera como bien asevera (Nunes, 2012) de la misma. El control de los inventarios es importante, puesto que los inventarios son el aparato circulatorio de una institución. La pertinencia de esta investigación reside en proveer a empresas, -sean estas privadas o estatales-, de herramientas de control de inventarios informatizadas a la medida de las necesidades. La originalidad reside en la ausencia de herramientas análogas en empresas de esta naturaleza en la provincia de Bolívar, estado del Ecuador.

Además de lo expresado, se señala el incoherente diseño del sistema de control de inventarios actual, incapaz de gestionar de manera eficiente en empresas de Sindicato de Choferes Profesionales, cuestión abordada desde sus orígenes en (Sindicato Cantonal Choferes Profesionales, 1983), impidiendo que los usuarios estén satisfechos por la rapidez al momento de solicitar información sobre los bienes existentes, puesto que serán revelados cuando lo desee; La vulnerabilidad de la empresa, al no cumplir con las normativas, leyes y disposiciones formuladas por el órgano de control, -Contraloría General del Estado-, que exige el correcto y adecuado control de los bienes de acuerdo al Reglamento General de bienes, generando la ineficacia e ineficiencia en los procesos administrativos. Es de vital importancia realizar un control de los inventarios de activos fijos, y no solo cumplir con las leyes y disposiciones, sino que también generar una solución a la problemática existente; determinando un proceso que ayude a tomar decisiones acertadas para una mejora en la entidad.

Fundamentado el estado actual problémico, se enuncia la pregunta científica al problema: ¿Resulta oportuno y pertinente aplicar sistema de control de inventarios en las empresas dedicadas al Sindicato de Choferes Profesionales en la provincia de Bolívar? Los objetivos de esta investigación resultan de diseñar un sistema de control de inventarios, a través de la ejemplificación para justificar su ejecución; Demostrar la necesidad, ventajas y del diseño de sistema de control de inventarios; Diagnosticar los efectos y consecuencias de la ausencia de sistema de control de inventarios en las empresas pertenecientes al Sindicato de Choferes Profesionales; Verificar que la institución cumpla con los lineamientos y estándares de la administración y control de inventarios; Diseñar y entregar el manual de procedimientos de gestión de inventarios; realizar la entrega del sistema y posterior socialización del Sistema de Control de Inventarios a todo el personal que integra el Sindicato de Choferes Profesionales.
Se esgrime como hipótesis investigativa, que al diseñar e implementar sistema de control de inventarios, mejorará la gestión administrativa en las empresas inscritas el Sindicato de Choferes Profesionales, declarando la variable dependiente el sistema de gestión administrativo y como variable independiente el sistema de gestión de control de inventarios.
De las contradicciones implícitas en este fenómeno investigativo, tenemos la existencia de empresas inscritas en el sindicato de Choferes profesionales y la ausencia de sistema de gestión de inventarios que responda a las exigencias del estado; el reconocimiento de poseer herramientas confiables de inventarios para la toma de las decisiones y la ausencia de la voluntad para implementarlas por las administraciones; de la necesidad de adoptar las mejores prácticas contables y financieras y el desconocimiento de estas por las alta dirección de este tipo de empresas.

MATERIALES Y MÈTODOS
Se precisa declarar el enfoque investigativo, y el tipo de investigación desarrollada es del tipo descriptiva, unida a la investigación de campo. La investigación de campo permite investigar y conocer el estado actual en el campo de estudio y palpar la realidad, además de permitir analizar el proceso del control de inventarios del Sindicato de Choferes Profesionales, al evaluar la factibilidad de acometer este proyecto. Por su parte, la investigación Descriptiva muestra la realidad investigada, la relación entre variables y la calidad del diagnóstico para proponer soluciones, también darán lugar, hacer un análisis de la realidad actual en la entidad.
Así, -y reafirmando el enfoque científico e investigativo de este trabajo-, se enuncian los métodos científicos empleados, citando método hipotético deductivo, el cual permite partir de la información general de la entidad objeto de estudio y de esta manera emitir el aporte personal, conclusiones referentes al tema a investigar, e interpretación y análisis de datos; el método hipotético inductivo, utilizado al observar y contar los hechos pasados para su registro, permitiendo llegar a la generalidad y a la verificación del mismo y de esta manera conocer la realidad del medio en donde se realiza la investigación; método análisis y síntesis bibliográfico, ayudando en la compilación de información del tema a tratar, de diferentes autores, para con ello emitir los criterios apropiados; el método histórico para la recopilación de datos del Sindicato de Choferes Profesionales  en cuanto a su historia, evolución y situación actual con la relación al control de inventarios; método  de adopción de  las TICs a partir del diseño del sistema de inventario, traducción a lenguaje de máquina, programación, corrida de sistema y diseminación de resultados; método de estudio de casos, partir del cual se desarrolla proceso de diagnóstico, diseño del sistema,  informatización, corrida del mismo hasta la obtención de los impactos esperados.

RESULTADOS DEL TRABAJO
La implementación de un sistema de control de inventarios mejora la gestión administrativa en el Sindicato de Choferes Profesionales del Ecuador, debido a que por muchos años han venido registrando de una manera veranea los ingresos y egresos de los activos fijos. Al no cumplir con las normativas, leyes y disposiciones formuladas por el órgano de control, la cual es la Contraloría General del Estado, que manifiesta que se lleve un correcto y adecuado control de los bienes de acuerdo al Reglamento General de bienes, crea una falta de eficiencia y eficacia en los procesos administrativos. Por lo que es de vital importancia realizar un control de los inventarios de activos fijos, y no solo cumplir con las leyes y disposiciones, sino que también generar una solución a la problemática existente; determinando un proceso que ayude a tomar decisiones acertadas para una mejora en la entidad.

Dar una solución inmediata a este problema que a través de la implementación de un sistema de control de inventarios ayudará a la entidad a llevar un correcto control de los bienes que posee el Sindicato de Choferes Profesionales y por ende a un desarrollo organizacional en una entidad que brinda sus servicios a toda la ciudadanía. La solución proyectada ante el problema descrito anteriormente, generará un desarrollo en todo ámbito en la entidad.
Los resultados obtenidos de la investigación, nos conduce a evidenciar que la implementación de un sistema de control de inventarios en la entidad es muy efectiva ya que, realizando un adecuado control de los bienes, genera eficiencia en la gestión administrativa, teniendo información oportuna y veraz para de esta manera tomar decisiones óptimas.

El contar con un adecuado sistema para controlar los bienes permite que los informes estén actualizados y con sus respectivos respaldos, para que ya no existan desgastes innecesarios de talento humano, recursos materiales y económicos. Podemos citar otros beneficios los cuales son: Información sistematizada; fácil manejo del sistema; información de respaldo en digital (CD, pendrive o Cloud); acceso a una determinada información en forma más rápida; tener varios informes de diferentes tipos en cuestión de segundos (informe de todos los activos, por ubicación, por responsable, etc.) y personalizar los informes, conocer la ubicación y responsable de cada bien.

El análisis sobre el enfoque cultural a la hora de los cambios organizacionales, muestra que el personal administrativo y de operación del Sindicato de Choferes Profesionales goza de predisposición para realizar estos y mejoras en la entidad porque, impidiendo una eficiencia y eficacia en los procesos de administración. Se precisa entonces de fomentar capacitaciones para todo el personal administrativo del Sindicato de Choferes Profesionales sobre el manejo del sistema; para de esta manera actualizar y desarrollar sus conocimientos sobre este tema.

De la informatización del diseño del sistema de control de inventarios para los Sindicatos de Choferes Profesionales del Ecuador

El sistema de control de inventarios es creado en Microsoft Access de cómodo manejo, genera diversos tipos de informes, adecuados a las características propias de este tipo de empresa. El usuario puede consultar fácilmente los datos almacenados; el sistema permite ingresar, filtrar datos cambiar, presentar la información contenido dentro de la base de datos. El trabajo inicial, implicó rediseñar desde el enfoque de procesos, como lo indica el ANEXO 1.

El sistema diseñado tributa tablas, que a su vez cada tabla está definida por campos donde cada uno de ellos tiene un tipo de datos especifico como son los campos de tipo texto, de tipo número, tipo de fecha, etc. Una base de datos en Access esta siempre formada por tablas y las cuales a su vez se componen de campos y de registros.

El Sistema de Control de Inventarios contiene dos tablas principales, activos y contactos a tenor de (Baños Saltos & Suáres Colcha, 2014).
1.- Activos: Se encuentra varios formularios y el acceso a los diferentes informes de los bienes, a continuación, se detalla estas sub-opciones:
Ingreso de nuevos activos: Permite ingresar al sistema los datos de cada bien que tiene la entidad, contiene los siguientes campos: código, elemento, cantidad, categoría, descripción, modelo, color, marca, fecha de adquisición, precio unitario de adquisición, precio total de adquisición, valor residual, condición, ubicación, responsable, fecha de retirada o baja, comentarios o datos adjuntos que permite subir la información de respaldo del bien como la factura, foto, acta de entrega, recepción, egreso de bodega u otro documento; desde este formulario se puede imprimir.
Formulario Activos – Actas: En esta sub – opción se puede filtrar la información, ya sea para ver cuantos y que bienes están en buen, regular o mal estado, por fecha de adquisición, ubicación, responsable o cualquier criterio de acuerdo a las necesidades del usuario; además se puede visualizar los modelos de actas e imprimir el acta de entrega – recepción de bienes de bodega, para posteriormente subir el acta firma como respaldo digital, egreso de bodega y acta de traspaso interno de bienes.
Informe de todos los activos: Visualiza todos los activos con sus campos, también desde esta opción se puede crear un nuevo registro del bien, al final de este informe se encuentra la suma total de los bienes ingresados en el sistema, se puede exportar a un archivo de Excel o PDF, e imprimir.
Informe de detalles de activos: Se encuentra detallado cada bien con los siguientes campos: código, elemento, cantidad, categoría, descripción, modelo, serie, marca, color, fecha de adquisición, precio unitario de adquisición, precio total de adquisición, valor residual, condición, ubicación, responsable y comentarios, este informe también se puede imprimir.
Informe de activos retirados o dados de baja: En este informe se encuentra el listado de los bienes que fueron dados de baja, donde consta el código, elemento, categoría, fecha de baja, etc.; este informe también se puede imprimir.
Informe de activos por ubicación: Permite tener un detalle de todos los bienes de acuerdo a su ubicación, para conocer en qué departamento o área están determinados bienes y el valor monetario que cada departamento posee en activos, este informe también se puede imprimir.
Informe de activos por responsables: Visualiza a cada funcionario con los bienes que tiene a su cargo o de los cuales es responsable, también existen dos grupos de responsables en el caso de personal operativo y choferes, se suma automáticamente la cantidad de bienes que tiene cada responsable, este informe se lo imprime.
Informe de activos por categoría: Permite observar los bienes asociados por categoría o grupo de acuerdo al Catálogo General de Cuentas del Sector Publico, son los siguientes: mobiliarios, maquinaria y equipos, vehículo, herramientas, equipos informáticos, etc., este informe también se lo imprime.
2.- Contactos: Se ingresa los datos de cada responsable de los bienes, también se encuentra informes de forma de libretas que contienen los teléfonos y direcciones, a continuación, podemos detallar las sub-opciones.
Ingreso contacto o responsable: Permite ingresar al sistema los datos personales de cada funcionario o grupo de funcionarios responsables de un determinado bien, contiene los siguientes campos: nombres, apellidos, organización, cargo que desempeña, email, pagina web, número de teléfono del trabajo, número de teléfono personal, numero de celular, dirección de domicilio, y puede subir una foto del responsable.
Lista de contactos: Visualiza un listado de todos los responsables de los bienes de la institución con los siguientes campos: nombres, apellidos, email, numero del teléfono del trabajo, cargo, etc., desde este formulario se podrá ingresar a los demás informes.
Libreta de teléfonos de responsables: Visualiza una lista por orden alfabético de los responsables de los bienes con los números de teléfono del trabajo, partículas, móvil y email; este informe también se podrá imprimir.
Libreta de dirección de responsables: Permite observar un informe acerca de la dirección, calle, ciudad, provincia y país de los responsables en orden alfabético; este informe también se podrá imprimir.
Existe el manual del Usuario capaz de guiar y explicar el contenido a cada profesional encargado. Este manual muestra los pasos que debe seguir el usuario del sistema, detallado las diferentes opciones y sub-opciones (ingreso de responsables, ingreso de bienes e informes) que posee el sistema de control de inventarios. Así en el ANEXO II se visualiza la portada del programa informatizado de inventarios. Se detalla el plan general de cuentas y pasos para instalar el sistema de control:

El sistema implementado se convierto en una herramienta administrativa la que debe servir de auxilio, en el cumplimiento de los objetivos deseados, puesto que una de las causas del fracaso en las entidades es el desconocimiento de una administración y la no alimentación de la misma. Esto le permite al Sindicato de Choferes Profesionales tomar ciertas medidas correctivas para mejorar la situación presente, que garantice la estabilidad institucional en el mercado que esta se desarrolla.

El Sistema de Control de Inventarios siendo así un sistema confiable, práctico y fácil de manejar; este sistema hará que se termine los problemas que acarreaba la institución ya que anteriormente no sabían bien que bienes estaban dados de baja, mantenían en listados bienes que ya ni existían.

El estudio en sí, es la falta de un Sistema de Control de Inventarios de Propiedad del Sindicato de Choferes Profesionales, a través de los análisis de políticas, objetivos y metas planteadas por la administración desde la visión cuantitativa al validar la existencia y uso de estas.

CONCLUSIONES

  1. Es diseñado sistema de control de inventarios, a través de la ejemplificación para justificar su ejecución.
  2.  Ha sido demostrada la necesidad, ventajas del diseño de sistema de control de inventarios
  3.  Se han diagnosticado los efectos y consecuencias de la ausencia de sistema de control de inventarios en las empresas pertenecientes al Sindicato de Choferes Profesionales
  4.  Ha sido verificada la premisa que la institución cumpla con los lineamientos y estándares de la administración y control de inventarios

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RECOMENDACIONES

  1. Diseminar la existencia de la herramienta informatizada de gestión de control de inventarios entre las empresas de sindicatos de Choferes en la provincia Bolívar a través de la cámara de comercio de las PYMEs.
  2. Normalizar y sistematizar el proceso de gestión de control de inventarios en cada empresa asociada al sindicato de Choferes, a partir del diseño realizado y el manual recreado
  3. Monitorear los cambios en el entorno y la legislación contable y financiera adecuando el sistema a estos cambios
  4. Capacitar y entrenar a la alta gerencia de las empresas de sindicatos de Choferes en la gestión de inventarios como herramienta para la toma de las decisiones, y a los actores directos encargados de control en la ejecución del manual y programa informatizado de gestión de control, como es el especialista contable, responsable de bodega, jefe de logística, director contable - financiero

BLIBIOGRAFIA

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ANEXO 1

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO II

2

 


 

Síntesis curricular de los Autores

Ruth María Apunte-García
Licenciada en Contabilidad y Auditoría (2005)
Especialista en Gestión Educativa (2011)
Magíster en Gerencia Educativa (2013)
Docente Centro de Formación Artesanal “Plan Internacional” (2001 hasta 2013)
Docente Universidad Estatal de Bolívar (2013  hasta la actualidad)

Ramón Antonio Rodríguez-Piña
Ingeniero Industrial (1988)
Diplomado Comercio Exterior (1998)
Master Ciencias Consultoría Gerencial (2000)
Profesor Titular Adjunto Universidad Holguín, Cuba (2005)
Master Ciencias Inteligencia Empresarial (2008)
Profesor docente contratado Universidad Estatal Bolívar, Ecuador 2015

Institución de los autores.
Universidad Estatal de Bolívar. Ecuador

 

Fecha de Recepción: 15/12/2015
Fecha de Aprobación: 24/06/2016
Fecha de Publicación: 29/07/2016

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